خودکارسازی یا اتوماسیون فرآیند کسب و کار (BPA) چیست؟

اتوماسیون فرآیند کسب و کار یا BPA در رشد و گسترش کسب وکارها و همچنین بازاریابان بسیار موثر و کمک کننده است. در حقیقت 29% بازاریابان از فرآیند اتوماسیون برای شخصی سازی مشارکت مشتری (Customer Engagement) استفاده می کنند و به طور کل پذیرش مکانیزم هوش مصنوعی (AI) توسط افراد فعال در مارکتینگ از سال 2017 حدود 44 درصد افزایش داشته است.

زمانی که بازاریابان از اتوماسیون فرآیند کسب و کار یا BPA استفاده می کنند، زمان بیشتری برای انجام کارهای خلاقانه و سطح بالا در اختیار خواهند داشت. در حقیقت بدون نیاز به انجام کارهای دستی، تیم شما نیز می تواند کارهای بیشتری را مدیریت کند. در ادامه این مقاله پس از بررسی همه جانبه مفهوم اتوماسیون فرآیند کسب و کار، مزایا و مثال هایی درباره نحوه استفاده از آن را نیز به شما ارائه کرده ایم و در آخر برخی از بهترین ابزارهای اتوماسیون کسب و کار را نیز به شما معرفی خواهیم کرد.

خودکارسازی فرآیند کسب و کار چیست؟

خودکارسازی فرآیند کسب و کار یعنی یک شرکت از تکنولوژی برای انجام کارهای روزمره و مهم خود استفاده کند. این فرآیند کاملا مقرون به صرفه و کارآمد است به گونه ای که فرآیندهای شرکت را ساده تر می کند. اتوماسیون همچنین زمان بیشتری را برای انجام کارهای سطج بالا در اختیار کارمندان یک شرکت قرار می دهد. شما می توانید از خودکارسازی فرآیند کسب و کار در دپارتمان های مختلفی نظیر بازاریابی، منابع انسانی، فروش و خدمات به مشتری استفاده کنید.

برای مثال بات های گفتگوی آنلاین (Chatbots) یک نمونه از اتوماسیون فرآیند کسب و کار به شمار می روند علاوه بر این می توانید مدیریت قراردادهای فروش را نیز خودکارسازی کنید. شاید از خود بپرسید که کدام فعالیت ها را می توان خودکارسازی کرد؟ پاسخ این است که اگر یک فرآیند قابل تکرار باشد، نیازمند ثبات است و باید از هرگونه خطای انسانی به دور باشد، بنابراین باید اتوماسیون را برای آن در نظر گرفت. قبل از اینکه مثال های خودکارسازی فرآیند کسب و کار را با هم مرور کنیم بهتر است برخی از مزایای مهم آن را مورد بررسی قرار دهیم.

مزایای خودکارسازی فرآیند کسب و کار

اتوماسیون فرآیند کسب و کار به تقویت رابطه شما با مشتری، ساخت داشبوردهای گزارش پروژه و استانداردسازی فرآیندها کمک می کند. به طور کل BPA مزیت های زیر را برای کمپانی شما به ارمغان می آورند :

1- صرفه جویی در وقت

کارهای روزمره بیشتر از آنچه که فکر می کنید زمان بر هستند. انجام این قبیل کارها اگرچه بسیار ضروری هستند و نمی توان از آنها صرف نظر کرد اما الزاماً نیازی به دخالت انسان ندارند. به عبارت دیگر اتوماسیون فرآیند کسب و کار می تواند با انجام کارهای روزانه نظیر کارهای دفتری از به هدر رفتن وقت کارمندان جلوگیری کند.

اتوماسیون فرآیند کسب و کار در حقیقت کارهای روزمره را بدون اتلاف وقت و به صورت آنی انجام می دهد. علاوه بر این زمان بیشتری برای انجام کارهای سطح بالا نظیر انجام پروژه های تحقیقاتی یا ارتباط با مشتریان را در اختیار کارمندان شرکت قرار می دهد. به عبارت دیگر کارمندان می توانند در سایه اتوماسیون فرآیندهای تجاری، ارزش کار خود را افزایش داده و درآمد بیشتری را برای شرکت به ارمغان آورند.

2- کاهش خطای انسانی

همانطور که می دانید امکان خطای انسانی در هر کاری وجود دارد ولی ارتکاب اشتباه در برخی از موقعیت های حساس منجر به شکست مفتضحانه در یک سازمان می شود. با استفاده از اتوماسیون فرآیند کسب و کار دیگر نگران خطای انسانی نخواهید بود. در حقیقت شما می توانید از طریق آن انجام کارهای اداری، انتقال اسناد و جمع آوری امضا را به راحتی و با سرعت بالا انجام دهید. علاوه بر این ابزارهای اتوماسیون می توانند برای جلوگیری از فراموش شدن وظایف محوله به کارمندان برای آنها پیام های یادآوری ارسال کنند.

3- خشنودی کارمندان

مردم معمولاً علاقه ای به انجام کارهای روزمره ندارند اما به لطف تکنولوژی اتوماسیون کارمندان مجبور به انجام کارهای روتین نخواهند بود. این کار در حقیقت باعث ایجاد احساس خرسندی در کارمندان می شود به گونه ای که با قدرت بیشتری به فعالیت خود ادامه خواهند داد.

4- توزیع آسان اطلاعات

خودکارسازی فرآیند کسب و کار تمام دیتا و کارهای مربوط به کمپانی را توزیع می کند. برای مثال یک نرم افزار اتوماسیون می تواند تمام مراحل فرآیند یک کسب و کار را به ثبت برساند به گونه ای که اطلاعات مربوط به مراحل پروژه در دسترس کل اعضای تیم قرار خواهد داشت. این کار باعث می شود تنظیم گزارش کار و تصمیم گیری برای اعضای تیم آسان تر شود. علاوه بر این فرآیندهای خودکار منجر به پاسخگویی شفاف، بینش ارزشمند و افزایش سرعت احتمالی پروژه می گردد.

یکی دیگر از مزیت های اتوماسیون فرآیند کسب و کار قابلیت سفارشی سازی اطلاعات و نوتیفیکیشن است. در حقیقت شما می توانید ایمیل های مربوط به یک پروژه خاص را برای اعضای تیم خود ارسال کنید.

5- افزایش رضایت مشتری

هنگامی که فرآیندهای کسب و کار به خوبی توزیع شده باشند، شما می توانید کمپین های بازاریابی موفقی را راه اندازی کرده و به راحتی با مشتریان ارتباط برقرار کنید. ابزارهای خودکارسازی فرآیند کسب و کار می توانند به شما کمک می کنند تا همواره بهترین و خوشحال ترین مشتری ها را داشته باشید.

6- انطباق با قوانین

بسیاری از فرآیندهای کمپین های بازاریابی باید منطبق بر استانداردها و قوانین مشخصی باشند، برای مثال هنگام ارسال ایمیل باید از مقررات GDPR یا CAN-SPAM پیروی کنید. شما می توانید با استفاده از ابزارهای خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار از انطباق پذیری کمپین های تجاری خود اطمینان حاصل کنید. در حقیقت شما می توانید سیستم هایی را برای تبعیت از قوانین تنظیم کنید و با یکبار پیاده سازی اطلاعات این موضوع را کنترل کنید.

حال که با مزایای اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار آشنا شده اید باید نحوه استفاده از آن را نیز یاد بگیرید. در ادامه چند مثال از خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار را مرور خواهیم کرد.

نمونه هایی از اتوماسیون فرآیند کسب و کار

همانطور که قبلا نیز گفتیم، شما می توانید در دپارتمان های مختلف یک کمپانی نظیر بخش مارکتینگ، خدمات مشتری، منابع انسانی و فروش از خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار استفاده کنید.

1- مدیریت پروژه

یک بازاریاب معمولاً چند پروژه یا کمپین را همزمان مدیریت پروژه می کند، بنابراین با استفاده از اتوماسیون فرآیند کسب و کار می تواند روند کاری خود را به صورت دیجیتالی ثبت کند. علاوه بر این، او قادر خواهد بود که بخش لجستیک کمپین را نیز به طور کامل خودکارسازی کند. برای مثال ابزارهای مدیریت وظیفه (Task management) به شما اعلام می کنند که چه شخصی در حال انجام چه کاری است و موعد مقرر شده برای آن در چه زمانی به پایان می رسد. زمانی که یکی از کارمندان فعالیتی را به پایان می رساند، سیستم به صورت اتوماتیک کارمند بعدی را در جریان روند کار قرار می دهد.

علاوه بر این، مدیران پروژه نیز از طریق داشبورد می توانند از روند کاری هر کدام از کارمندان اطلاع پیدا کنند به گونه ای که اگر یکی از کارمندان تاخیر یا دیرکردی در انجام کار داشته باشد، مدیران به سرعت از این موضوع با خبر خواهند شد.

3- خدمات مشتری

دپارتمان خدمات مشتریان بهترین بخش برای اعمال اتوماسیون محسوب می شود. اگر کلیدواژه خاصی در چت یا ایمیل مشتریان باشد، کارمندان این دپارتمان می توانند فرآیند پاسخگویی را خودکار سازی کنند. علاوه بر این اگر اپلیکیشن یا وبسایت شما دارای بخش سوالات متداول (FAQ) باشد می توانید با استفاده از ربات های چت شبکه های مجازی یا وبسایت خود فرآیند پاسخگویی به آن سوالات را نیز مکانیزه کنید. برخی از ابزارهای اتوماسیون همچنین پس از تحلیل و طبقه بندی تیکت های پشتیبانی، آنها را به اشخاص یا بخش های مربوطه ارسال می کنند.

3- شبکه اجتماعی

انتشار روزانه پست در شبکه های اجتماعی خسته کننده و زمان گیر است. شما با استفاده از ابزارهای خودکارسازی شبکه های اجتماعی می توانید انتشار محتوای خود در پلتفرم های فضای مجازی را زمان بندی کنید، بنابراین دیگر مجبور نخواهید بود که به صورت دستی مطالب خود را آپلود کنید. برخی از ابزارهای شبکه های اجتماعی همچنین در زمینه تولید محتوا به شما کمک خواهند کرد و بهترین مکان برای اجرای ایده های شما به شمار می روند.

4- تاییدیه

اگر کسب و کار شما در حوزه سفارش محصولات است، نرم افزارهای اتوماسیون مراحل تایید سفارش را آسان خواهند کرد. مدیریت درخواست ها نیز فرآیندی زمان گیر و خسته کننده است، اما با استفاده از ابزار اتوماسیون دیگر مجبور نخواهید بود که چند نفر از اعضای تیم را برای گرفتن تاییدیه پیگیری کنید. در حقیقت شما می توانید نوتیفیکیشن های تایید را برای اعضای تیم ارسال کرده و از آنها بخواهید که به صورت آنلاین آن کار را انجام دهند.

5- کارهای دفتری

کارهای دفتری نیز جزء فرآیندهای روزمره هستند. به عبارت دیگر فرآیند جمع آوری امضا، یا تایید مدارک مالیاتی همیشه در کسب و کار وجود دارد. با استفاده از مکانیزه کردن فرآیند کسب و کار، کارمندان دیگر مجبور نخواهند بود که این قبیل کارهای دفتری را به صورت دستی انجام دهند، در عوض می توانند درخواست های خود را به صورت آنلاین ارسال کرده و وضعیت آنها را در نرم افزار اتوماسیون مشاهده کنند.

6- مدیریت ارتباط با مشتریان

مدیریت ارتباط با مشتریان یکی از بخش های مهم برای بازاریابان محسوب می شود. برای مثال در بخش ارسال ایمیل به مشتریان لید باید دقت بسیاری به خرج دهید. بنابراین با استفاده از ابزارهای موجود می توانید تمام تعاملات خود با مخاطبین را در یک مکان مشاهده کنید.

علاوه بر این برنامه های مدیریت ارتباط با مشتریان، شما را در پرورش لید (Lead) و تقویت گردش کار کمک می کنند. شما همچنین می توانید از طریق لید اسکورینگ (Lead Scoring) خودکار، نحوه حرکت لیدهای شایسته بازاریابی (MQL) به سمت لیدهای شایسته فروش (SQL) را مشاهده کنید.

7- فروش

ساخت و پیگیری صورت حساب از کارهای مهم نمایندگان فروش به شمار می رود. استفاده از نرم افزار اتوماسیون فرآیند کسب و کار باعث صرفه جویی در زمان ارزشمند فروشندگان می شود چرا که تمامی صورت حساب ها به صورت یکجا توسط نرم افزار تولید و پیگیری خواهند شد. علاوه بر این برخی از ابزارها مانند Sales Hub به فروشندگان در زمینه مدیریت قراردادها و ساخت ایمیل های دنباله دار کمک خواهد کرد و تمام کارهای فروشندگان را خودکارسازی می کند.

بهترین ابزارهای اتوماسیون فرآیند کسب و کار

خرید ابزار اتوماسیون به فرآیندی که می خواهید خودکارسازی شود بستگی دارد، بنابراین قبل از خرید باید درک کاملی از فعالیت های فرآیند مورد نظر داشته باشید. علاوه بر این باید یک هدف مشخص برای خود تعیین کنید و مطمئن شوید که زمان کافی برای آموزش نرم افزار جدید به کارمندان خود را در اختیار دارید. شما همچنین می توانید یک سرپرست یا رهبر تیم انتخاب کنید تا مسئولیت کمک به اعضای تیم را در این دوره برعهده بگیرد.

خرید نرم افزار اتوماسیون و قراردادن آن در اختیار اعضای تیم برای اینکه نحوه کارکرد آن را متوجه شوند به هیچ وجه کار درستی نیست. به عبارت دیگر برای نحوه استفاده از نرم افزار و تعیین مسئولیت اعضای تیم در آن باید طرح های برنامه ریزی شده و کلاس های آموزشی در نظر بگیرید. برخی از بهترین ابزارهای اتوماسیون فرآیند کسب و کار عبارتند از :

• HubSpot Marketing Hub
• HubSpot Sales Hub
• HubSpot Service Hub
• MailChimp
• Constant Contact
• Hootsuite
• Buffer
• Salesforce
• Basecamp
• Asana
• com

سخن پایانی

خودکارسازی فرآیند کسب و کار در نهایت زندگی کاری شما را آسان تر خواهد کرد به گونه ای که قادر خواهید بود کارهای روزمره خود را بدون خطای انسانی انجام دهید. علاوه بر این زمان آزاد بیشتری در اختیار شما قرار می دهد تا با انجام کارهای سطح بالا موجبات پیشرفت شرکت را فراهم آورید.