سیستم سازی کسب و کار چیست و چه مزایایی دارد؟

پیش از بررسی هر موضوعی باید مفهوم ساده ای در ارتباط با سیستم سازی کسب و کار در اختیارتان قرار دهیم. در واقع سیستم سازی کسب و کار، مجموعه ای شامل روش ها و اصولی در شرکت است که، فرآیند انجام عملکرد و وظایف را تسهیل می نماید.

سیستم هم نوعی فرآیند قابل تکرار و صریح می باشد که در مسیر توسعه و بهبود کسب و کار، شما را یاری می کند. شاید با خود این گونه بیندیشید، که ایجاد سیستم ها اقدام اضافی به شمار می رود؛ در حالی که استفاده از یک سیستم عالی، در انتها هم کار شما را تسهیل کرده و هم به تجارتتان بهبود می بخشد. به علاوه، با بررسی رویکردهای یک سیستم، می توان به شیوه کار فرآیندهای اصلی آن و همچنین ساختار و تاثیرات آن ها بر دیگر فرآیندها و سیستم ها پی برد. از همه مهم تر، توانایی بهبود بخشیدن به سیستم ها در طول زمان را کسب کرد.

گوگل نمونه ای از قدرتمندترین سیستم هاست که با هر بار استفاده از موتور جستجوی آن، رایانه های بیشماری کاملا خودکار شروع به فعالیت کرده تا نتایج حاصل از جستجو را به شما ارائه دهند. برای ارائه خدمات به شکل بهتر، الگوریتم جستجوی گوگل، شیوه عملکرد خودکار این کامپیوترها را به طور همزمان تعریف می کند؛ همچنین کارکنان این سیستم، همواره در حال اصلاح جزئیات نحوه فعالیت سیستم گوگل هستند. اینکه مهندسان و کارمندان این سیستم هر ساله حدود 550 تغییر و بهبود بر الگوریتم اصلی موتور جستجوی گوگل اعمال می کنند، باعث شده که چنین سیستم کار آمدی در اختیار کاربران قرار گیرد و شما را به هر آنچه نیاز دارید، برساند.

با اطمینان می توان گفت، در صورتی که گوگل در راستای سیستم سازی و تعریف فرآیند جستجو، انرژی یا زمان صرف نمی کرد، اسمی از آن در جهان وجود نداشت. حال فقط برای چند لحظه تصور کنید که گوگل برای ارائه نتایج جستجو تکیه بر نیروی انسانی زده بود؛ آن گاه باید مدت ها صبر می کردیم تا پاسخ سوالات خود و نتیجه جستجوی خود را می یافتیم. از مزایای دیگر سیستم ها این است که کمک می کند افراد یک تیم کنار هم بمانند و با هم مشارکت کنند.

اکثر صاحبان کسب و کار راغب هستند که به صورت تک نفره تمامی کارها را به دوش بکشند و بر همه کارمندان نظارت کافی داشته باشند. شاید این اتفاق به وقوع بپیوندد، اما اگر چنین شخصی با اطمینان در مسیر اهداف خود قدم بردارد و بداند که کارها روان پیش می رود، مطمئنا شاهد پیشرفت و توسعه بزرگ تری خواهد بود. برای دستیابی به این موفقیت ایجاد یک سیستم خوب، بهترین گزینه پیش رو می باشد. به عبارتی دیگر منظور از سیستم سازی ایجاد روش های اصولی و استانداردی می باشد که سازگار با تجارت و کسب و کارتان فعالیت می کند تا هم باعث توسعه و پیشرفت آنها شود و هم در عین حال به افزایش کیفیت عملکرد شما کمک نماید. همچنین به کارگیری این چنین سیستم هایی سبب می شود از  نقاط ضعف و قوت مشاغل خود آگاه شوید.

شناخت و معرفی سیستم سازی

سیستم سازی کسب و کار به معنای ساخت و رسمی سازی سیستم هایی است که در اختیار شما قرار دارد. در واقع این عمل ترکیبی از فرآیندهای پیوسته ای می باشد که در کنار هم عملیات روزمره کاری شما را از ابتدا تا انتها انجام می دهد. با سیستم سازی، گام بلندی جهت پیشرفت تولید و سرمایه کسب و کارتان برمی دارید. در ادامه می خواهیم نحوه انجام این کار را برای شما شرح دهیم :

1. در ابتدا ممکن است شما از قبل یک سیستم مشخصی در کسب و کاری که آن را اداره می کنید،‌ داشته باشید.

به این نکته توجه کنید که روند سیستم سازی به معنای از بین بردن و جمع آوری مجدد کسب و کار شما نیست؛ بلکه به این معنا هستند که بدون شکست از روش های جدید و قدیم، به بهترین شکل ممکن استفاده کنید. البته در هنگام سیستم سازی به این نکته مهم توجه کنید که ممکن است تمامی عملیات شما نتیجه دلخواه و مناسب را ندهد. به منظور استفاده درست از این کار باید توانایی بالقوه سیستم را به حداکثر برسانید.

برخی مشاغل با وجود اینکه تجارتشان روزانه پیشرفت خوبی در تولید دارند، در تامین نیازهای هر مشتری مشکلاتی را در خود می بینند. از آنجایی که این کسب و کارها سیستم تولید کننده مناسبی دارند، بهترین کار این است که سیستم های موثری را ایجاد کنند تا در جهت فروش به مشتریان، نظر آن ها را به طور کامل جلب کنند. در انجام این فرآیند مهم ترین سوالی که ذهن شما را درگیر می کند این است که چگونه باید اشکال سیستم را پیدا کنیم؟ لیستی از تمامی سیستم هایی که از آن استفاده می کنید، تهیه کنید؛ سپس با مرور این لیست، سوالات زیر را به ازای هر سیستم از خودتان بپرسید :

•  چرا این سیستم در دسترس است؟

در ابتدا ببینید دلیل استفاده از این سیستم چیست و آیا نبود آن مشکلی ایجاد می کند؟ بعضی سیستم ها نه تنها مشکلی را حل نمی کنند بلکه کاملا مضر هستند. این سیستم ها را بیابید و در صورت لزوم تغییراتی را در آن اعمال کنید.

• چه مشکلی را حل می کند؟

همانطور که در قسمت سوال قبل نیز اشاره کردیم، برای اینکه یک سیستم کارآمد و موثر باشد باید مشکلی را حل کند. اگر یک سیستم این قدرت را نداشته باشد که به مشکل مدنظر پاسخ مناسب دهد، کاملا بی فایده و بی ربط خواهد بود. اگر سیستمی را راه اندازی کنید که به دو سوال مهم بالا جوابی مطمئن بدهد، بدون شک نتایج مثبتی را برای کسب و کارتان مشاهده می کنید.

۲. وظایف تکراری و بهترین راه برای اجرای آن در سیستم را شناسایی کنید

از وظایفی که شما و کارمندانتان برای انجام کار بر عهده دارید، مطلع شوید. به احتمال زیاد ممکن است شما بعضی وظایف کارمندان و حتی خودتان را به خوبی ندانید. در واقع این موضوع بدان معناست که امکان دارد شما انجام برخی وظایف و کارها را بسیار کوچک دانسته و آنها را از حوزه کسب و کار خود دور کرده باشید. در حالی که همان کارهای کوچک و مبتدی، شرایط تجارت شما را تنظیم می کنند و نبود آن ها ضررهایی برای کسب و کارتان خواهد داشت. برای انجام این کار ابتدا به مدت یک هفته به کارمندان خود دستور دهید که تمامی فعالیت های فردی و تیمی روزانه خود را ثبت کنند. پس از این یک هفته سوابق کارمندان به شما کمک می کند تا درک روشنی از عملکرد هر یک از آن ها به طور انفرادی و همینطور گروهی داشته باشید.

سوابق کارمندان را به طور دقیق بررسی کنید تا کارهای بی ربط و تکراری آن ها را بشناسید؛ بعد از انجام این کارها، اقدام به شناسایی وظایف اصلی و مهم کارمندان به صورت جداگانه یا گروهی نمایید.

منظور از کارهای تکراری و اضافی چیست؟ ممکن است کاری که در حال حاضر دو کارمند به انجام آن می پردازند، با یک کارمند به سرانجام برسد و نیاز به دو نفر نباشد. همین طور این امکان وجود دارد که برخی کارمندان وقت خود را بیهوده روی کارهای غیر ضروری که بدون حضور آن ها می توانید انجام دهید، تلف کنند. این موارد کارهای اضافی و بی مورد را به همراه می آورد که با تهیه یک لیست از وظایف مشابه و البته جلوگیری از انجام آن ها، چند کارمند خاص و کارکشته را برای رسیدگی به این موضوع تعیین کنید.

۳. ایجاد یک دنباله

همیشه توجه داشته باشید که نبود یک جریان منظم و پایدار، بی نظمی در کار شما ایجاد می کند. برای دستیابی به نتایج خوب و منظم، کارهای اصلی را از کارهای ثانویه تفکیک کنید. وظایف اصلی از اهمیت بسیار بالایی برخوردار هستند؛ چرا که اگر این کارها به درستی انجام نگیرد، بر کیفیت کارهای ثانویه تاثیر بسزایی می گذارند.

سوال اصلی این است که چه کسی باید چه کاری را انجام دهد ؟ به عنوان مثال کارمندی که وظیفه وارد کردن اطلاعات را دارد، باید این کار را با دقت بسیار بالایی انجام دهد تا کارمندی که مسئولیت تجزیه و تحلیل داده ها را عهده دار است، بدون هیچ گونه اختلافی بتواند کار خود را به طور موثر انجام دهد.

۴. رویه های مورد نظر خود را ثبت کنید.

حالا که با سیستم های مختلف آشنا شدید، کارهای تکراری را حذف و ترتیب آن را مشخص کردید، باید همه چیز را به صورت مکتوب قرار دهید. در واقع یعنی در غیاب خود به کارمندان، راهنمای گام به گام ارائه دهید تا از وظایف خود و البته چگونگی انجام این وظایف اطلاع داشته باشند. بهترین کار برای آشنایی کارمندان با وظایف خود، نظارت مستقیم است؛ اما کمبود زمان انجام این کار را بسیار سخت می کند. به همین دلیل شما باید یک سند آموزشی ایجاد کنید تا کارمند بتواند در نبود شما آن را بفهمد.

رویه های خود را به گونه ای بنویسید که کارمند از چگونگی عمل خود مطلع باشد؛ یعنی فقط به کارمندان خود نگویید که چه کاری را باید انجام دهند؛ بلکه به آن ها نشان دهید که چطور باید کار را به انجام برسانند. پیشنهاد می کنیم که برای دستیابی به نتایج بهتر، بیشتر از تصاویر نسبت به متون استفاده کنید؛ چرا که درک آن آسان تر خواهد بود و ماندگاری بلند مدتی در ذهن کارمندان دارد.

۵. سیستم های خود را مورد آزمایش قرار دهید

روش ها را با مشخص کردن وظایف به کارمندان، برای چند بار امتحان کنید و پیشرفت آن ها را هنگام کار مورد بررسی قرار دهید. اگر‌ در آخر نتایج به دست آماده در این آزمایش ها مثبت و خوب نبود، باید به دنبال منشا این اتفاق بگردید. مراحل را بارها به آن ها توضیح دهید و در هر مرحله کارمندان را راهنمایی کنید تا زمانی که بتوانند آن را به طور کامل و به دور از مشکل انجام دهند.

چگونه سیستم خود را مقیاس بندی کنیم ؟ زمانی که سوالات بزرگی درباره چگونگی مقیاس بندی کسب و کار پیش می آید، سیستم سازی پاسخ کارآمدی به این سوالات می دهد. در واقع با این کار شما یک تصویر کامل از کارهایی که روزانه انجام می دهید، به دست می آورید. سعی کنید خود را از کار خارج کنید تا ببینید آیا در نبود شما اجزای کسب و کار می توانند به تنهایی کار کنند ؟ اگر کارمندان نتوانند به تنهایی برنامه مورد نظر را پیش بگیرند و انجام دهند، می توان گفت که شما فقط کاری یک نفره انجام می دهید.

در صورتی که قصد دارید  این مسیر را به طور منظم طی کنید، ابزار زیادی جهت کمک به شما در سیستم سازی وجود دارد. مهم ترین این ابزار قلم و کاغذ هستند که با یادداشت های روزانه می توانید علت گره در مشکلات کسب و کار را بیابید و با یافتن پاسخ مناسب به آن ها، نظر سرمایه گذاران را به خود جلب کنید. منظور ما از سیستم سازی این است که شما با ایجاد روش های اصولی و استاندارد، زمینه رشد و پیشرفت کسب و کارتان را فراهم کنید و در عین حال کیفیت عملکردهای خودتان را نیز افزایش دهید. یکی از نکات مثبت استفاده از سیستم سازی، یافتن نقاط ضعف و قدرت مشاغل است که کمک شایانی برای رشد روزافزون در این راه به شما خواهد کرد.

سیستم سازی با ایجاد برنامه و روش های معین، عملکرد کارمندان را به روال می اندازد و موجب می گردد تا به بهترین شکل ممکن خدمات را ارائه دهند. این کارها به گونه ای انجام می گیرد که بعد از بهبود رویکرد، در آخر رضایت مشتری نسبت به کسب و کار شما را به دنبال دارد.

حال امکان دارد که از خود بپرسید، سیستم سازی کسب و کار چگونه به کارمندان قدرت می بخشد ؟

در پاسخ باید گفت که با بهره گیری از سیستم سازی در واقع شما وظایف را میان کارمندان توزیع کرده اید و برای هر فرد یک مسئولیت خاصی را مشخص کردید. با این کار، کارکنان فعالیت خود را تدریجی و با گذشت زمان به خوبی پیش می برند، از نحوه انجام کار خود شناخت کافی پیدا می کنند و در آخر به مهارت مناسبی از وظایف خود می رسند. در حقیقت شما قدرت ارزش بالایی به هر کارمند اختصاص دادید که این امر کسل کنندگی را از آن ها دور می کند تا کیفیت عملکردشان بهبود پیدا کند.

اهداف اصلی سیستم سازی در مشاغل

این اهداف عبارت اند از :

۱. به منظور رفع نیاز های کاربر و مشتری

۲. برای سرعت بخشیدن در اجرای نتایج با داده های قابل اطمینان موجود در سیستم

۳. کاهش هزینه های عملیاتی و افزایش پس انداز در کسب و کار

۴. رسیدگی بهینه داده ها و ارائه اطلاعات درست و به موقع به مدیریت

۵. هموار ساختن داده های جریان به وسیله سطوح مختلف سازمان

۶. ایجاد توزیع مطلوب داده ها، خدمات و تجهیزات در سراسر کسب و کار

۷. تعریف روش مناسب مدیریت فعالیت های تجاری

۸. به منظور از بین بردن خدمات تکراری، متناقض با سبک کار و غیر ضروری

انواع سیستم های کسب و کار

در این قسمت هم به انواع این سیستم ها می پردازیم و طرز کار آن ها را توضیح می دهیم؛ تا در جهت پیشرفت کسب و کارتان از این سیستم ها استفاده مناسبی انجام دهید. پنج نوع سیستم اصلی کسب و کار وجود دارد :

۱. سیستم حقوق و دستمزد

۲. سیستم تجارت پرسنل

۳. سیستم دریافتی حساب ها

۴. سیستم پرداختی حساب ها

۵. سیستم موجودی کالا

1-  سیستم حقوق و دستمزد

این سیستم شامل تمامی رویه ها، پرونده ها، تجهیزات و پشتیبانی رایانه ای می باشد که در راه پردازش کامل حقوق کارمندان کار خود را انجام می دهد. سیستم حقوق و دستمزد با کسر مالیات و کسر حقوق هر شخص، دستمزد مربوط به هر کارمند را به روز رسانی و کنترل می کند. یکی دیگر از مسئولیت های این سیستم، گزارش دقیق کلیه کسورات شخصی است که شامل اوراق قرضه، بیمه درمان و زندگی، برنامه های تقسیم سود، اختیارات سهام و تزئین حقوق کارمند توسط طلبکار است. در مجموع می توان گفت با استفاده از این سیستم، شرایط پرداخت حقوق و دستمزد کارمندان به طور کامل و دقیق صورت می گیرد.

2- سیستم تجارت پرسنل

به مجموعه ای از اقدامات که با هدف ارزیابی منابع فعلی، پیش بینی کاهش آن ها، ارزیابی نیازهای لازم منابع آتی از جمله کارمندان پیشرو، ارزیابی ذخیره پرسنل و روش های جایگزینی سریع متخصصان، سیستم پرسنل می گویند.

3- سیستم قابل دریافت حساب

سیستم دریافتی حساب ها، افرادی را که به یک تجارت بدهکار هستند، نظارت می کند. در این پرونده ها داده های مشتری موجود است که این داده ها شامل نام، آدرس، هزینه های مالی مثل : پرداخت های دریافتی و هزینه های جاری می باشد. این اطلاعات را ماهانه به مشتریان ارائه می دهند و البته مطالب مفیدی را برای استفاده مدیریت، برای او فراهم می کنند.

4- سیستم پرداختی حساب ها

سیستم پرداختی حساب ها سازمانی را که وام به آن بدهکار است، کنترل می کند. ساختار پرونده ها و فرمت های ورودی و خروجی این سیستم، مانند سیستم دریافتی حساب هاست. این پرونده ها شامل حساب های فروشندگانی است که به آن ها بدهکار هستند.

5-  سیستم موجودی

همان طور که از نام این سیستم مشخص است، وظیفه آن کنترل وضعیت موجودی می باشد. سیستم موجودی مقدار کالاهای موجود در انبار و همچنین زمان خرید اقلام برای دوباره پر کردن موجودی را گزارش می دهد. توجه داشته باشید که سیستم های موجودی برای سازمان هایی که موجودی انبوه و پر هزینه ای دارند، بسیار مهم و ضروری است.

مزایای سیستم سازی

پیش از این هم با تعدادی از این مزایا آشنا شدید اما در این بخش قصد داریم به صورت جدی تری این موضوع را مورد بررسی قرار دهیم. سایر مزایای سیستم سازی عبارت اند از:

1- افزایش کیفیت و ثبات بخشیدن به کسب و کار

2- کنترل کیفیت و کمیت را برای صاحبان مشاغل امکان پذیر می کند.

3- متحد کردن و بالا بردن قدرت کارمندان

سیستم سازی با ایجاد فرآیندهای معین عملکرد کارمندان را به روال می اندازد و موجب می گردد به بهترین شکل ممکن ارائه خدمات نمایند. به گونه ای که پس از بهبود رویکرد هر کسب و کاری، در نهایت به جلب رضایت مشتری می انجامد.

اما شاید با خود بپرسید که چگونه با سیستم سازی کسب و کار می توان به کارمندان خود قدرت بخشید؟ در پاسخ باید گفت که نه تنها بهره گیری از سیستم سازی، آن ها را تبدیل  به ماشینی چرخ دنده دار نمی کند، بلکه قدرت را میان کارمندان توزیع کرده و برای هر یک وظایف و مسئولیت هایی که باید عهده دار شوند را  مشخص می نماید. این که کارکنان فعالیت خود را تدریجی و به مرور زمان پیش ببرند، هم به شناخت کافی از نحوه کار خود دست می یابند و هم مهارت کافی در وظایف خود به دست می آورند. به علاوه با کاهش کسل کنندگی کارها، سبب می شود تا کیفیت عملکردشان بهبود پیدا کند.

4- با سیستم سازی شرکت شما هر آنچه که مشتریان و مراجعه کنندگان از شما انتظار دارند را فراهم خواهد نمود. فقط کافیست با استفاده از رویکرد سیستماتیک، به سیستم بازاریابی منحصر به فردی دست یابید که شامل زیرسیستم هایی برای بررسی و بازدید از رضایت و  انتظارات مشتریان می باشد. به علاوه به شما کمک می کنند به نتایجی درباره نیازهای مخاطبان دسترسی یابید. به همین ترتیب همواره قادر به دریافت اطلاعات کافی راجع به مواردی که نیازمند بهبود هستند، باشید.

5- با سیستم سازی، شرکت شما هر آنچه که مشتریان و مراجعه کنندگان از شما انتظار دارند را فراهم خواهد نمود. فقط کافیست با استفاده از رویکرد سیستماتیک، به سیستم بازاریابی منحصر به فردی دست یابید که شامل زیرسیستم هایی برای بررسی و بازدید از رضایت و انتظارات مشتریان می باشد. به علاوه به شما کمک می کنند به نتایجی درباره نیازهای مخاطبان دسترسی یابید. به همین ترتیب همواره قادر به دریافت اطلاعات کافی راجع به مواردی که نیازمند بهبود هستند، باشید.

6- دریافت مکرر نتایج یکسان و با کیفیت برای شرکت و کسب و کار شما

دستیابی به چنین مسئله ای تنها با سیستم سازی تجاری امکان پذیر خواهد بود. وجود این سیستم با تعیین نمودن مسئولیت های هر یک از کارمندان از بروز نتایج متفاوت جلوگیری می کند.

7- افزایش چشمگیر ارزش سهام با سیستم سازی کسب و کار

دقیقا از زمانی که شرکتتان اقدام به ایجاد چندین دستگاه می کند، ارزش آن برای مشتری و خریدار چند برابر خواهد شد. زیرا متقاضیان باور دارند که استخدامی های جدید، جهت توسعه تجارت شرکت شما به آسانی و با سرعت به سیستم افزوده می شوند.  همچنین سیستم سازی هایی که توسط کمپانی  شما ایجاد و گسترش یافته، به متقاضیان این امکان را می دهد که به رشد و توسعه تجارت خود دست یابند.

چرا باید از سیستم سازی کسب و کار استفاده کنیم؟

این عنوان سوالی است که امروزه ذهن بسیاری از صاحبان مشاغل را درگیر خود کرده است. در این بخش قصد داریم چند مورد از عواملی که سیستم سازی را ارزشمند نموده اند، بیان کنیم.

• واضح نمودن اهداف

استفاده از فرآیند سیستم سازی کسب و کاری که تمامی افراد یک کمپانی به آن پایبند باشند، تصویر مبهمی از آنچه در انتظار شماست نمایش می دهد؛ به عنوان مثال تصویری از کارهایی که باید انجام دهید و یا خروجی که در نهایت به شما می دهد.

• کمک به برنامه ریزی

وجود سیستمی که تمام کارکنان از آن پیروی کرده و دستور العمل هایش را بی درنگ انجام دهند، روند ثابت و معینی به شرکت ارائه می کند. در این حال هم می توان همواره منتظر خروجی با کیفیت بود و هم می توان به سود ثابتی رسید. به علاوه شما هر بار هزینه و زمان مشخص و معینی پرداخت خواهید کرد.

• آموزش و القا

سیستم سازی زمینه آموزش های لازم و دقیق تر را برای کارمندان فراهم می کند. به این ترتیب می توان فهمید که چه انتظاری باید از آن ها داشته باشید. نکته دیگر این است که نیازی نیست از همان ابتدا تمامی مسئولیت های خود را به خاطر بسپارند؛ زیرا امکان استفاده از دفترچه راهنمای سیستم برایشان وجود دارد.

• پیشرفت مداوم

سیستم سازی فرآیندی است که متشکل از چند مرحله با ترتیبی خاص می باشد. به مرور زمان در شرایط نوین و با تغییرات حاصل در محیط، نظیر تحولات فناوری نشان می دهند که یک سیستم برای موثر ماندن نیازمند توسعه هست. همین طور می توان مراحل و رویکرد سیستم ها را اصلاح کنند و یا  به برخی از  مراحل سرعت ببخشند‌‌. همه موارد ذکر شده سبب می شود که در مسیر توسعه و پیشرفت گام بردارید.

• افراد موثرتر

اغلب جاسازی فعالیت هایی که مکرر و روتین هستند در سیستم راحت تر است. یعنی چنین کارهایی باید توسط کارمندان و در زمان کمتری انجام شوند و یا حتی به صورت خودکار به سرانجام برسند. این موضوع وقت کارکنان یک شرکت را آزاد می کند تا به کارهای ارزشمند با کیفیت بالاتری بپردازند. منظور از کارهای ارزشمند، فعالیت های پیچیده و پیشرفته تر است که روتین نباشند. از مزیت های مهم سیستم سازی، این است که کارایی  فعالیت هایی که قرار بود به تنهایی صورت بگیرند را چند برابر می نماید.

• ساده سازی

مستند سازی فرآیند سیستم ها به شما این امکان را می دهد که قدمی به عقب بردارید و مروری بر مراحل سیستم سازی کسب و کار خود بیندازید تا گزارشی از بهترین رویکردهای خود دریافت کنید و همین طور اشتباهات را اصلاح نمایید. با این گزارش قادر خواهید بود که به برطرف کردن خطاها و حذف مراحلی که بیهوده و زائد هستند بپردازید.

• کنترل و تمرکز

به کارگیری سیستم سازی کارآمد در کسب و کار خود با برقراری  نظم و انضباط، مسبب تمرکز بیشتر صاحبان کار بر هدف اصلی و خروجی سیستم می شود. همین طور به آن ها اطمینان می دهد که فعالیت هر کارمند مطابق برنامه ریزی و اصولی پیش خواهند رفت و به جای کنترل و مدیریت چندین عملکرد و کارمند فقط کافیست سیستم ها را مورد بررسی و بازبینی قرار دهند.  سیستمی را موثر و کارآمد می گویند که فقط برای خروجی معین ساخته شده باشند و دقیقا همان خروجی که انتظارش را می کشیدید در اختیارتان بگذارد.

اهمیت  سیستم سازی کسب و کار

شاید بارها برایتان پیش آمده که از خود بپرسید به کارگیری سیستم ها چه کمک موثری در مشاغلتان دارند؟ در پاسخ باید گفت که سیستم سازی موثرترین اقدام جهت رشد تجارت شرکت شماست. زیرا استفاده از یک سیستم عالی با افزایش عملکلرد کمک می کند تا برنامه ریزی و همین طور بهره برداری از استراتژیک به وقوع بپیوندد. همچنین این فرصت را به شما می دهد تا نیاز  های متقاضیان را برطرف کنید. حتی در این مسیر  قادر خواهید بود که نقاط قوت و ضعف خود را به راحتی کنترل نمایید و به درک بهتری از اهداف و نیازمندی هایتان برسید.

اگر هم از دسته افرادی به شمار می روید که از ریسک کردن خودداری می کنند، باید بدانید سیستم سازی بهترین گزینه پیش روی شماست. چون سیستمی خوب با اطمینان کافی از ثبات نتایج و موفقیت پایانی به شما می دهد. به عبارتی دیگر سیستم سازی روشی نوین از تعامل میان مشتریان و کارمندان یک تجارت می باشد‌.

نتیجه گیری پایانی

تمامی کسب و کارها از یک سری سیستم خاص پیروی می کنند؛ اما ممکن است برخی از این سیستم ها به طور کامل و کارآمد عمل نکنند. در این صورت بهتر است عملیات سیستم سازی در جهت بهبود وضعیت فعلی انجام گیرد تا شرایط سود کسب و کار و بازدهی عملکرد کارمندان بهتر صورت پذیرد. با این کار شرایط حقوق و دستمزد کارمندان و همینطور بودجه تجارت شما تامین خواهد شد.

در نهایت می توان گفت که سیستم سازی تجاری اقدامی است که به موفقیت و رشد تجارت یک شرکت می انجامد. برای برنامه ریزی دقیق تر، افزایش بهبود و کیفیت رویکرد کارمندان، تمرکز بیشتر بر کارهای پیچیده و اصلی، کاهش پرداخت هزینه و زمان کمتر در مقابل درآمد و پیشرفت روزافزون، فقط نیازمند به کارگیری سیستم و فرآیند موثر هستید. با وجود چنین سیستمی صاحبان کار می توانند ایده های خود را کاملا کنترل شده و به شکل مقیاس پذیر، با کیفیت، سازگار و قابل تکرار اجرا کنند. امیدوار هستیم که به شناخت کافی از سیستم سازی در کسب و کار رسیده و درک بهتری هنگام استفاده از آن داشته باشید و با مطالعه دقیق این محتوا، به توسعه و گسترش تجارت خود بپردازید. از همراهی شما تا این لحظه سپاس گزاریم.

به نظر شما بیشترین تاثیری که فرآیند سیستم سازی بر مشاغل دارد چیست؟ آیا تا به حال از سیستم سازی استفاده نموده اید؟ نظر شما درباره این فرآیند چیست؟