مایکروسافت اکسس چیست؟ + مزایا و کاربردهای Microsoft Access

داده‌ها حیاتی‌ترین موضوع جوامع امروزی هستند و به همین دلیل به ابزارهای مختلف پایگاه داده توجه بسیاری می‌شود. نرم افزار مایکروسافت اکسس (Microsoft Access) یک ابزار مدیریت پایگاه داده یا دیتابیس است که به شما کمک می کند داده ها را جمع آوری، مدیریت و تجزیه و تحلیل کنید. در ادامه این مقاله با ما همراه باشید تا به معرفی کامل این نرم افزار محبوب بپردازیم.

مایکروسافت اکسس چیست؟

مایکروسافت Access یک سیستم مدیریت پایگاه داده معروف است که توسط مایکروسافت تولید شده و بخشی از مجموعه آفیس مایکروسافت 365 محسوب می‌شود. این نرم افزار اولین بار در نوامبر 1992 منتشر شد، بنابراین مدت زیادی است که در دسترس قرار دارد. مایکروسافت اکسس همچنین اولین برنامه پایگاه داده بازار انبوه برای ویندوز است.

نرم افزار مایکروسافت اکسس به کاربران تجاری و سازمانی این امکان را می‌دهد که داده ها را مدیریت کرده و حجم وسیعی از اطلاعات را به طور کارآمد تجزیه و تحلیل کنند. این برنامه ترکیبی از قابلیت های پایگاه داده و قابلیت‌های برنامه نویسی را برای ایجاد فرم‌هایی با قابلیت پیمایش آسان فراهم می‌کند. در واقع Microsoft Access مشابه مایکروسافت اکسل است با این تفاوت که می‌توانید در آن داده های بزرگ و حجیم را ذخیره، ویرایش و مشاهده کنید.

امکان ایجاد پایگاه داده بزرگ در Access

به پایگاه داده ای که شامل سوابق و داده ها و اطلاعات زیادی است، پایگاه داده بزرگ گفته می شود. اگر شما چندین هزار رکورد داده داشته باشید، نیاز به مدیریت آنها خواهید داشت و در اینجا مایکروسافت اکسس به کمک شما می آید.

شاید بپرسید که چرا از اکسل برای این کار استفاده نکنیم؟ در پاسخ به این سوال باید گفت که نرم افزار Excel بیشتر مناسب یک لیست ساده از داده هاست که فقط نیاز به مرتب سازی و فیلتر دارند. این در حالی است که در Access می توان هر کاری با سوابق و داده های پیچیده انجام داد.

به طور کلی یک پایگاه داده بزرگ نیازهای متعددی برای ورود داده ها دارد و نرم افزار Access به خوبی این امکان را فراهم می کند. با افزایش تعداد رکوردها احتمال خطار نیز افزایش می یابد و برای جلوگیری از وقوع خطا می توان از نرم افزار اکسس استفاده کرد.

تفاوت اکسس و اکسل

مایکروسافت اکسل یک ابزار صفحه گسترده است که عمدتا برای پروژه های فردی و انجام محاسبات مختصر و نسبتا ساده استفاده می‌شود. کاربران اکسل معمولاً با تعداد محدودی سلول داده به طور همزمان کار می‌کنند. در نتیجه، اکسل برای نمودار و نقاط داده و محاسباتی مناسب است. اما در حالی که کاربران اکسل اطلاعات را مستقیماً در صفحات گسترده خود تایپ می کنند، پایگاه های داده اکسس به کوئری ها و فرم‌های از پیش ساخته شده متکی هستند.

بنابراین، به طور خلاصه، اگر می‌خواهید عملکردهای پایگاه داده در مقیاس کوچک را انجام دهید، صفحات گسترده اکسل برای این کار کافی هستند. اما اگر به یک ابزار پیچیده‌تر و در مقیاس بزرگتر نیاز دارید که بتواند حجم وسیعی از اطلاعات را مدیریت کند و چندین کاربر همزمان را در خود جای دهد، Access گزینه بهتری است.

نحوه استفاده از Microsoft Access

در ادامه برخی از مهم ترین ویژگی‌های نرم افزار Microsoft Access آورده شده است:

• وارد کردن داده‌ها از اکسل یا پایگاه‌های داده دیگر
• ایجاد فرم‌هایی برای ورود یا مشاهده داده‌ها
• طراحی و اجرای پرس و جوهای بازیابی داده‌ها
• طراحی گزارش برای چاپ یا تبدیل به PDF
• امکان تعامل کاربران با Access از طریق SQL

اجزای نرم افزار مایکروسافت Access

نرم افزار مایکروسافت Access از اجزای زیر تشکیل شده است:

• جداول (Tables): به شما کمک می کنند تا اطلاعات خود را در سطرها و ستون های مختلف با هر تعدادی که می‌خواهید ذخیره کنید و در هر سطر می‌توانید داده‌های مربوط به هر چیزی را ثبت کرد که به آن رکورد گفته می شود.
• پایگاه‌های داده رابطه‌ای: اگرچه کاربران می‌توانند داده‌های یک پروژه را فقط در یک پایگاه داده قرار دهند، معمولاً ایجاد جداول متعددی که به جنبه‌های مختلف پروژه اختصاص داده شده‌اند آسان‌تر است. خوشبختانه، هر جدول می‌تواند متصل و مرتبط باشد، ترتیبی که به عنوان پایگاه داده رابطه‌ای شناخته می شود.
• فرم ها (Forms): فرم ها کاربران را قادر می‌سازند تا داده‌ها را بدون اتکا به صفحات گسترده وارد پایگاه داده کنند.
• ماکروها (Macros): ماکروها ساختارهای برنامه نویسی کوچکی هستند که از دستورات و فرآیندها تشکیل شده‌اند و باعث صرفه جویی زیادی در زمان می شوند.
• ماژول ها (Madules): ماژول ها رویه‌هایی هستند که توابع نیز نامیده می‌شوند و کاربران می‌توانند با برنامه‌های ویژوال بیسیک آنها را بنویسند.
• Queries: با استفاده کوئری ها می‌توانید اطلاعات مورد نیاز خود را از جداول مختلف استخراج کنید و با اعمال شروطی که مدنظر دارید به آن‌ها دسترسی پیدا کنید و از آنها استفاده کنید.
• گزارشات (Reports): گزارش‌ها فرآیندهای مرتب‌سازی، برچسب‌گذاری، خلاصه‌سازی و گروه‌بندی داده‌ها را برای اشتراک‌گذاری یا چاپ آنها آسان می‌کنند.

کاربردهای نرم افزار مایکروسافت Access

در طول سه دهه گذشته، مایکروسافت اکسس بارها قدرت و کاربردهای بسیار زیاد خود را نشان داده است. از کاربردهای اکسس می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• داده‌ها را به شکل جدول ذخیره می کند که بعداً می توان آن‌ها را ویرایش یا مطابق با نیازهای کاربر سفارشی سازی کرد.
• صورتحساب ها و حساب‌ها را مدیریت می کند.
• مقایسه داده‌ها یا یافتن روابط مشترک بین داده‌های موجود
• وب سایت‌های پایگاه داده ایجاد می کند.
• ساخت اپلیکیشن های مناسب برای مشاغل کوچک، بخش‌های درون یک شرکت یا استفاده شخصی

پایگاه داده Microsoft Access

Microsoft Access از 2 نوع پایگاه داده متمایز تشکیل شده است:

1. پایگاه داده‌های فایل مسطح (flat file databases) که فایل‌های متنی ساده را ذخیره می‌کنند و نمی‌توانند چندین جدول را با یکدیگر ترکیب کنند.
2. پایگاه‌های داده رابطه‌ای (relational databases) که داده‌ها را در فرم‌هایی ذخیره می‌کنند که به یکدیگر مرتبط هستند. به عنوان مثال، پایگاه‌های داده رابطه‌ای از چندین جدول پشتیبانی می‌کنند که متن را در ستون‌ها و ردیف‌ها مرتب می‌کنند.

علاوه بر این، پایگاه داده Microsoft Access از انواع داده‌های زیر استفاده می‌کند:

• پیوست: فایل‌ها را مانند تصاویر دیجیتال ذخیره می‌کند.
• شماره خودکار: یا توسط Access یا کاربر در هنگام ایجاد رکورد جدید اختصاص داده می‌شود.
• Calculated: عبارتی را ایجاد می‌کند که از داده‌های یک یا چند فیلد استفاده می‌کند.
• ارز (Currency): مقادیر ارز و داده‌های عددی را با یک تا چهار رقم اعشار ذخیره می‌کند.
• تاریخ/زمان: اطلاعات تاریخ و زمان را برای یک سال بین 100 تا 9999 ذخیره می‌کند.
• Hyperlink: ترکیبی از اعداد و متن را ذخیره می‌کند که به عنوان آدرس هایپرلینک استفاده می‌شود.
• متن طولانی: معمولاً برای داده‌های الفبایی یا متنی طولانی، تا 63999 کاراکتر استفاده می‌شود.
• اعداد: داده‌های عددی مورد استفاده برای ذخیره محاسبات ریاضی
• اشیاء OLE: این داده‌ها صدا، تصویر و سایر اشیاء بزرگ باینری را در بر می‌گیرد.
• Short Text: متن و اعدادی که در محاسبات استفاده نشده‌اند را ذخیره می‌کند.
• Yes/No: فقط مقادیر منطقی Yes و No را ذخیره می‌کند.

مزایای مایکروسافت اکسس

Microsoft Access مزایای زیادی را برای جدول به ارمغان می‌آورد، از جمله:

• در عرض چند دقیقه یک سیستم مدیریت پایگاه داده کاملاً کاربردی و رابطه‌ای را در اختیار کاربران قرار می‌دهد.
• وارد کردن داده‌ها از چندین منبع را آسان می کند.
• به راحتی برای هر نیاز شخصی یا شرکتی سفارشی سازی می‌شود.
• Microsoft Access آنلاین با بسیاری از زبان های توسعه که روی سیستم عامل ویندوز کار می‌کنند، به خوبی کار می‌کند.
• اکسس یک ابزار قوی و انعطاف‌پذیر است که می‌تواند هر کار دشواری را در پایگاه های داده اداری یا صنعتی انجام دهد.
• MS-Access به کاربران این امکان را می‌دهد که به داده‌ها در مکان فعلی خود پیوند داده و از اطلاعات برای مشاهده، پرس و جو، به روز رسانی و گزارش استفاده کنند.
• نصب آن ساده و قابل درک است.
• به کاربران اجازه می‌دهد جداول، فرم ها، کوئری ها و گزارش ها را ایجاد کرده و با کمک ماکروها بین آنها ارتباط برقرار کنند.
• ماکروها در اکسس ساختارهای برنامه‌نویسی ساده‌ای هستند که به کاربران کمک می‌کنند قابلیت‌هایی را به پایگاه داده خود اضافه کنند.
• رابط کاربری گرافیکی (GUI) آن استفاده از آن را ساده کرده است.
• مایکروسافت اکسس آنلاین می‌تواند اتصالات ناهمگن را بین بسیاری از مجموعه‌های داده‌ای که در پلتفرم‌های مختلف ذخیره می‌شوند، انجام دهد.

معایب نرم افزار مایکروسافت Access

هیچ نرم افزاری کامل نیست و هر محصولی جنبه های منفی خود را نیز دارد و مایکروسافت اکسس نیز از این قاعده مستثنی نیست. بنابراین معایب مایکروسافت اکسس عبارتند از:

• اگر تعداد زیادی از کاربران به طور همزمان به یک پایگاه داده دسترسی پیدا کنند، ممکن است بر سرعت و کارایی آن تأثیر منفی بگذارد. یکسری محدودیت ظاهری برای استفاده چند نفر که می خواهند به طور همزمان روی یک پایگاه داده کار کنند وجود دارد.
• در رابطه با نکته اول، پایگاه داده مایکروسافت اکسس برای کسب و کارهای کوچک تا متوسط ​​سودمندتر است اما برای سازمان های بزرگ نه.
• هنگام کار با داده‌های محرمانه، سیستم‌های پایگاه داده بهتری موجود هستند که بهتر از اکسس عمل می کنند.
• Microsoft Access فاقد استحکامی است که در سایر سیستم‌های DBMS مانند MS SQL Server یا Oracle وجود دارد.
• از آنجایی که تمام اطلاعات یک پایگاه داده در یک فایل ذخیره می‌شود، این می‌تواند سرعت گزارش‌ها، پرس و جوها و فرم ها را کم کند.
• اگرچه محدودیت فنی 255 کاربر همزمان بوده، محدودیت واقعی در واقع از 10 تا 80 متغیر است و به نوع برنامه‌ای که سازمان اجرا می‌کند بستگی می کند.
• مایکروسافت اکسس در مقایسه با سایر برنامه های مایکروسافت به یادگیری و آموزش بسیار بیشتری نیاز دارد.

نتیجه گیری

نرم افزار مایکروسافت Access یک ابزار مدیریت اطلاعات یا پایگاه داده رابطه‌ای است که به شما کمک می‌کند اطلاعات و داده های مختلف را به بهترین شکل ممکن مدیریت و ذخیره کنید. همچنین این نرم افزار محدودیت‌های موجود در اکسل یا سایر برنامه‌ها برای مدیریت حجم زیاد اطلاعات را ندارد و با امکانات و ابزارهایی که در اختیار شما قرار می دهد، مدیریت داده ها را برای شما ساده تر می کند.

سوالات متداول