آنبوردینگ چیست؟ + آموزش پیاده سازی Onboarding

آنبوردینگ (Onboarding) یا همان همسوسازی به فرآیندی گفته می شود که مدیران منابع مورد نیاز را در اختیار کارمندان جدید قرار می دهند. آنبوردینگ اگر صحیح اجرا شود می تواند تجربه بسیار دل چسبی را برای کارمندان در بدو ورودشان به شغل جدید ایجاد کند. مدیران کسب و کار نیز به کمک آنبوردینگ می توانند اولین تاثیر مثبت را در ذهن کارمندان ایجاد کرده و انگیزه کافی برای ادامه مسیر شغلی را به آنها بدهند.

اکثر کارشناسان منابع انسانی بر این باورند که فرآیند جذب کارمندان چیزی نیست که بتوان آن را یک شبه اجرا کرد. آنها استدلال می کنند که رفتار اولیه مدیران با یک کارمند جدید، در آینده شغلی وی نقش بسیار پر رنگی دارد. شاید از خود بپرسید که هر چه خوشروتر باشید احتمالاً کارمند جدید رابطه گرمی با شما خواهد داشت و تمام! اما به این سادگی نیست و پروسه آنبوردینگ مانند هر چیز دیگر یکسری اصول و استاندارد دارد. ما هم امروز تصمیم گرفتیم مطلبی درباره آنبوردینگ و مراحل مختلف آن آماده کنیم، پس اگر می خواهید بدانید که onboarding چیست و چه اهمیتی برای سازمان ها دارد، با ما تا انتهای این مطلب همراه باشید.

آنبوردینگ (Onboarding) چیست؟

آنبوردینگ به فرآیندی گفته می شود که طی آن کارمندان با نقش جدیدشان در یک سازمان آشنا می شوند. آنبوردینگ شامل مراحل مختلفی نظیر آماده سازی فضای کار، جلسه آشنایی با همکاران و مدیران جدید، آشنایی با وظایف شغلی، انتظارت و فرهنگ سازمانی، هم راستایی با ماموریت سازمان، دیدگاه ها و ارزش ها است. علاوه بر این، هر مولفه دیگری که در عملکرد کارمندان جدید تاثیر مثبت می گذارد نیز می تواند به عنوان بخشی از آنبوردینگ در نظر گرفته شود.

موضوع جذب و استخدام نیروهای تازه نفس همیشه هیجان انگیز است. تیم منابع انسانی همواره بیشترین تلاش خود را برای جذب بهترین نفر از میان کاندیداهای مورد نظر می کنند. بنابراین، مدیران کسب و کار نیز باید بهترین تلاش خود را برای حفظ نیروهای متخصص به کار بگیرند. آنبوردینگ اولین قدم در این مسیر است. کارمندان جدید از طریق  آنبوردینگ خیلی سریع با محیط کاری جدید خود ارتباط برقرار کرده و خلاقیت و عملکرد شغلیشان را ارتقا می دهند.

آنبوردینگ با فرآیند معارفه (Orientation) با کار تفاوت دارد. آنبوردینگ شامل هر عملی است که موجب آشنایی هر چه سریعتر کارمندان جدید با وظایف شغلی و فرهنگ سازمانی شود. در حقیقت، این فرآیند تا زمانی طول می کشد که کارمندان در شغل جدیدشان جا بیافتند و نقش سازمانی خود را به طور کامل درک کنند. در طرف دیگر، پروسه آشنایی اولین قدم در آنبوردینگ است. برای مثال، وقتی کارمندان تازه کار با محیط ساختمان و همکاران جدید آشنا می شوند، اولین مرحله از آنبوردینگ شکل گرفته است.

همسوسازی یک فرآیند جامع و کلی است که در آن مدیریت و کارمندان هر دو درگیر هستند. همسوسازی ممکن است تا یکسال هم به طول بکشد. این کار باعث می شود که احتمال موفقیت کارمندان در موقعیت شغلی جدیدشان بیشتر شود و رضایت شغلی آنها در آینده را تضمین می کند. معمولاً یکی از افراد حاضر در تیم منابع انسانی وظیفه اجرای فرآیند همسوسازی را به عهده می گیرد.

مزایای آنبوردنیگ

همانطور که پیشتر به آن اشاره کردیم، آنبوردینگ می تواند به سرعت خلاقیت کارمندان جدید را شکوفا کرده و آنها را تیم جدید وفق دهد. البته همسوسازی کارمندان جدید مزایای دیگری نیز دارد که در ادامه به معرفی آنها خواهیم پرداخت.

1- مطابقت کارمندان جدید با فرآیندها و اهداف سازمان

آنبوردینگ این امکان را در اختیار مدیران کسب و کار قرار می دهد تا به محض ورود نیروی کار جدید، اهداف و خط مشی سازمان را به اطلاع او برسانید. اطلاع داشتن کارمندان جدید از سیاست های کلی سازمان باعث می شود که آنها در نقش جدید خود موفقیت کسب کرده و از خط مشی سازمان نیز پیروی کنند.

2- افزایش بهره وری نیروی جدید

آنبوردینگ به صاحبان کسب و کار اجازه می دهد تا سیستم های نرم افزاری را به کارمندان جدید معرفی کنند. نیروی استخدامی جدید نیز با درک سیستم های سازمان به سرعت به وظایف خود آگاه می شوند. این موضوع نه تنها بهره وری کلی نیروی جدید را افزایش می دهد بلکه پروسه منحنی یادگیری را نیز کوتاه تر می نماید. در حقیقت، کارمندان جدید در روزهای اول شروع به کار خود یک نفر را در کنار خود دارند تا آنها را با سیستم های سازمان آشنا کنند.

3- پیشرفت ارتباطات درون سازمانی

زمانی که  نیروی تازه وارد را به همکاران و مدیران بخش معرفی می کنید، در واقع ارتباط بین آنها را بهبود بخشیده اید. ارتباط گیری کارمندان با یکدیگر، همکاری آنها را آسان تر کرده و روحیه تک تک اعضا را تقویت می کند.

4- رضایت شغلی و حفظ کارمندان در آینده

زمانی که از نیروی استخدامی جدید در روند شروع به کار  استقبال می کنید در واقع رضایت شغلی و احتمال ماندن آنها در آینده را تضمین کرده اید. به عبارت دیگر، با انجام آنبوردنیگ کارمندان از انجام وظایف خود در سازمان لذت می برند بنابراین به جای اینکه به دنبال فرصت های شغلی دیگر باشند ترجیح می دهند که سمت شغلی خود را حفظ کنند.

5- کاهش اضطراب نیروی تازه نفس

شروع یک کار جدید همواره برای افراد استرس آور است. اما کارفرمایان می توانند با کمک یک آنبوردینگ صحیح، نگرانی و اضطراب استخدامی های جدید را برطرف کنند. در واقع، همسوسازی باعث می شود که نیروهای جدید با کارمندان قدیمی به راحتی دوست شده و از این طریق نگرانی و استرسشان از بین می رود.

نحوه اجرای آنبوردینگ

اجرای آنبردینگ یکسری استاندارد و اصول دارد که با رعایت آنها می توانید بهترین نتیجه را از آن کسب کنید. در ادامه این اصول را به شما معرفی خواهیم کرد:

1- آنبوردینگ را قبل از استخدام آغاز کنید.

شما باید فرآیند آنبوردنیگ را قبل از شروع اولین روز کارمند آغاز کنید. برای مثال، شما می توانید برای نیروی جدید یک ایمیل حاوی لیست زیر ارسال کنید.

• مدارک و فرم های مورد نیاز برای استخدامی های جدید
• تاریخ شروع کار
• کاتالوگ سازمانی
• برنامه کاری هفته یا ماه اول
• اطلاعات مربوط به حساب های سازمان
• اطلاعات مربوط به نحوه ورود و خروج به شرکت

در حقیقت با ارسال این ایمیل شما مطمئن خواهید بود که کارمندان در روز اول کاری تمام اطلاعات لازم را در اختیار دارند. علاوه بر این، این کار باعث می شود که کارمندان در روز اول کاری خود وقتشان را برای امور اداری هدر ندهند.

2- فضای کار را به نیروی جدید نشان دهید.

شما باید مطمئن شوید که همه اعضای سازمان به فرد تازه استخدام شده خوشامدگویی گفته باشند. در واقع، شما باید با فرد جدید در فضای شرکت قدم بزنید و محیط کار را به او نشان دهید. این کار باعث می شود که آنها با فضای کاری خود بهتر آشنا شده و به راحتی با آن ارتباط برقرار کنند.

3- فرد جدید را به کارمندان فعلی شرکت معرفی کنید.

هنگام نشان دادن فضای شرکت به نیروی کار جدید سعی کنید تا همکاران و تیم های هر بخش را به وی معرفی کنید. این کار در اصل فرهنگ سازمانی کسب و کار را به نیروهای جدید نشان داده و رابطه دوستانه ای بین آنها و کارمندان فعلی ایجاد می کند. علاوه بر این، سعی کنید آنها را به بخش منابع انسانی معرفی کنید تا اطلاعاتی درباره ساعت کاری، میزان مرخصی و اضافه کاری به آنها بدهند.

4- ملاقاتی بین نیروی کار جدید و مدیران میانی ترتیب دهید.

سعی کنید یک جلسه دوستانه بین نیروی کار و مدیران میانی و پایه ترتیب دهید تا فرد جدید از شرح وظایف و انتظارات سازمان باخبر شود. این جلسه همچنین باعث می شود که مدیران بتوانند کارمندان را در تعیین هدف جدیدشان کمک کنند. علاوه بر این، افراد تازه وارد نیز می توانند سوالات خود را مطرح کنند.

 5- افراد تازه وارد را به ناهار دعوت کنید.

برای این که افراد تازه وارد بهتر با تیم آشنا شوند، از آنها بخواهید که با اعضای سازمان ناهار بخورند. این کار باعث می شود که اعضای جدید از کمی از فضای کاری فاصله گرفته و با دیگر افراد سازمان رابطه گرمی و صمیمی برقرار کنند.

6- وضعیت کاریشان را پیگیری کنید.

شاید کارمندان جدید در روزهای اول کاری سوالاتی برایشان پیش آمده باشد بنابراین از مدیران میانی بخواهید که جلسه تکنفره را ترتیب دهند تا آنها مشکلات و پرسش های خود را مطرح کنند. علاوه بر این، مدیران نیز می توانند بفهمند که فرد تازه کار چطور با کار جدید خود کنار آمده است و اگر امکانات و ابزارهای خاصی نیاز دارند برایشان تهیه کنند.

نکات مهم در روند آنبوردینگ

با رعایت استانداردهایی که در بالا به آن اشاره کردیم می توانید پروسه آنبوردینگ را بدون عیب و نقص اجرا کنید. البته، اگر می خواهید همسوسازی کارمندان به نحو احسن انجام شوند باید به نکاتی که در ادامه به آن اشاره می کنیم نیز توجه داشته باشید.

• تعیین هدف و برنامه ریزی

سعی کنید قبل از اجرای آنبوردینگ یک برنامه با هدفی مشخص برای خود تنظیم کنید. برای مثال می توانید یک برنامه با هدف افزایش نرخ استخدام در سال جدید تنظیم کنید. شما برای این کار می توانید یک چک لیست تدوین کنید و تمام مراحل آن را در زمان اجرای آنبوردینگ رعایت کنید. فراموش نکنید که این چک لیست را باید برای تمام استخدام های جدید خود به کار بگیرید تا فرآیند آنبوردینگ برای همه به صورت درست اجرا شود.

• شخصی سازی آنبوردینگ

فرآیند همسوسازی برای تمام کارمندان جدید باید به صورت یکسان انجام شود. البته در برخی مواقع می توان استثنا قائل شد. برای مثال، با اعمال برخی تغییرات جزئی می توانید آنبوردینگ را برای برخی از کارمندان جدید کمی متفاوت اجرا کنید. هدف از انجام این کار در اصل کمک به شخصی سازی تجربه همسوسازی نیروهای جدید با سازمان است.

به عنوان مثال اگر یک کارشناس تولید موشن گرافی استخدام کرده اید، کامپیوتر پر قدرتی برای وی تهیه کنید تا بتواند ویدیوها و موشن های با کیفیت تری تولید کند. یا اگر یک طراح گرافیک جذب کرده اید، مانیتور بزرگتری در اختیار او قرار دهید تا بتواند طرح های بهتری ایجاد نمایند. این کار باعث می شود که فرد جدید بداند شما نیازهای او را درک می کنید و حس صمیمیت و خوشامدگویی نیز به وی انتقال خواهد یافت.

0 تا 6 ماه اول Onboarding چگونه است؟

روزهای اولیه آنبوردینگ

به طور کلی چیزی که تا اینجای مطلب به آن اشاره کردیم، مربوط به روزهای اولیه آنبوردینگ است. در واقع، شما نباید اجازه دهید که در روز اول کاری یک فرد، تصویر غلطی از سازمان در ذهن او ثبت شود. او باید از همان روز اول شرح وظایف خود و همکاران خود را به خوبی درک کرده و با اهداف سازمان نیز به طور کامل آشنا شود.

علاوه بر این، یکی دیگر از اهداف همسوسازی این است که کارمندان جدید با فرهنگ و انتظاراتی که سازمان از او دارد آشنا شوند. شما همچنین باید شرح وظایف فرد جدید را به اعضای قدیمی سازمان نیز بگویید تا سوئتفاهمی بین آنها پیش نیاید. برای مثال، در برخی اوقات ممکن است که کارمندان قدذیمی فکر کنند فرد جدید می خواد وظایف آنها را انجام دهد، بنابراین شاید احساس خطر کنند. اما شما با معرفی مسئولیت های فرد جدید به آنها این اطمینان را می دهید که تداخلی در امور صورت نخواهد گرفت.

3 ماه اول آنبوردینگ

شما باید روند کاری فرد جدید را در ماه اول زیر نظر بگیرید. علاوه بر این، بازخورد کارمندان دیگر از رفتار و وضعیت شغلی فرد جدید می تواند تاثیر بسزایی در آینده کاری وی داشته باشد. علاوه بر این، اگر در ماه اول احساس کردید که نیروی جدید نیاز به آموزش دارد می توانید منابع آموزشی را در اختیار وی قرار دهید.

فراموش نکنید که از دادن اطلاعات بیش از حد به فرد جدید نیز خودداری کنید. در واقع، همه افراد از دریافت اطلاعات زیاد خسته شده و تمرکز خود را از دست خواهند داد. شما همچنین می توانید یک مربی یا کارمند با تجربه تری را برای آموزش به فرد جدید منصوب کنید تا مطالب کاری را به صورت تدریجی به وی آموزش دهد.

6 ماه اول انبوردینگ

متاسفانه بیشتر سازمان ها کارمندان جدید خود را بعد از ماه اول به حال خود رها می کنند. از لحاظ تئوری، بهتر است که فرآیند آنبوردینگ حداقل تا سه و حداکثر تا شش ماه اجرا شود. آمار نشان می دهد که تقریباً 90 درصد کارمندان تصمیم خود مبنی بر ماندن یا رها کردن جایگاه شغلی جدید خود را در همان شش ماه اول حضور در یک سازمان می گیرند. بنابراین، پیشنهاد می شود که تیم منابع انسانی سازمان، پروسه همسوسازی را ادامه دهد. البته، انجام این کار به کارمند و روند کاری او بستگی دارد و اگر یک فرد نتواند انتظارات را برآورده سازد، ماندنش سودی برای شرکت و خودش نخواهد داشت.

نتیجه گیری

استخدام کارمندان جدید و تازه نفس یکی از مهمترین استراتژی های پیشرفت یک کسب و کار به شمار می رود. این فرآیند برای مدیران و اعضای فعلی یک سازمان هیجان انگیز است اما اگر محدود به جلسات پرسش و پاسخ و گذراندن دوره آزمایشی باشد، ممکن است نتیجه خیلی مطلوبی برای کسب و کارها نداشته باشد. مدیران یک سازمان با همکاری بخش منابع انسانی با انجام آنبوردینگ سعی می کنند که فرآیند جذب و استخدام نیروهای جدید را به بهترین نحو انجام دهند.

آشنایی با محیط کار، معرفی نیروهای جدید به کارمندان و مدیران فعلی، ترسیم خط مشی و اهداف کلی سازمان، برآورده ساختن نیازهای اولیه کارمندان جدید و به طور کلی هر کاری که به پیشرفت آنها کمک کند را می توان به عنوان مراحل آنبوردینگ در نظر گرفت. بهتر است که این فرایند همسوسازی کارمندان جدید از همان روز اول تا 6 ماه اول فعالیت آنها انجام شود تا افراد جدید با درک نقش جدید خود، به سرعت راندمان کاری خود را افزایش دهند.

سوالات متداول