سازمان چابک (agile) چیست؟ چه ویژگی ها و مزایایی دارد؟

موفقیت سازمان های چابک از آمازون گرفته تا جنرال الکتریک بر کسی پوشیده نیست. بسیاری از بزرگترین سازمان های دنیا با تزریق تفکر چابک به سازمان خود، میدان رقابت را ازان خود کرده اند و از رقبای خود پیشی گرفته اند. امروزه شرکت ها و استارتاپ ها در تلاش برای تبدیل شدن به یک سازمان چابک Agile هستند و در این مسیر باید تغییراتی را در خود ایجاد کنند.

از ویژگی های سازمان های چابک این است که می توانند محصولاتشان را گسترش داده و آنها را به سرعت به مشتریان ارائه کنند و بازخورد بگیرند. ما در این مقاله به تعریف سازمان چابک می پردازیم و ویژگی ها و مزایای آن را نیز با هم مرور می کنیم. علاوه بر این 6 گام مهم در تشکیل یک سازمان چابک یا اجایل را نیز به شما آموزش خواهیم داد. پس تا انتهای این مطلب با ما همراه باشید.

سازمان چابک (agile) چیست؟

زمانی که مفهوم سامان چابک (Agile Operation) درک شود، امکان ایجاد تغییرات سازمانی نیز ساده می گردد. به طور کلی، یک سازمان چابک هدف و چشم انداز مشترکی را ایجاد می کند، تغییرات را می پذیرد و شبکه های تیمی داخل سازمان خود را توانمند می کند و می تواند به راحتی محصولات خودش را تولید و تقویت کند.

سازمان چابک عمدتا تمرکزش بر روی مشتری است. به عبارت دیگر، سازمان های چابک مشتری محور هستند. درک مشترکی در سراسر چنین سازمان هایی شکل می گیرد و اطلاعات به صورت آزادانه بین تیم ها مبادله می شود. این شرکت ها با دقت نیازهای مشتریان را بررسی می کنند و به آنها گوش می دهند. همچنین کارمندان این سازمان ها باید دائما دانش خود را بروز کنند تا یک تیم قدرتمند را تشکیل دهند. در ادامه این مقاله به ویژگی های یک سازمان چابک اشاره می کنیم.

سازمان های چابک قادر به سازگاری و واکنش سریع به شرایط در حال تغییر هستند. آنها در واقع محیطی پیچیده و غیرقابل پیش بینی را با مشتری محور بودن به جای سود محور بودن، اتخاذ چرخه های یادگیری و تصمیم گیری سریع و ایجاد شبکه ای از تیم ها و افراد توانمند که توسط فناوری و هدف مشترک هدایت می شوند، پذیرفته اند.

سازمان چابک یک کلمه رایج در جامعه تجاری نیست. این یک تغییر ذهنیت استراتژیک است که فرآیندهای سریع و چرخه های توسعه محصول را دیکته می کند. سازمان چابک به تیم ها قدرت می دهد تا در جهت پتانسیل کامل خود کار کنند. تبدیل شدن به یک سازمان چابک با تغییر طرز فکر آغاز می گردد. شما باید از ایده آل های میراثی کسب و کار به عنوان یک ماشین روغن کاری شده فاصله بگیرید. این پارادایم جایی برای انعطاف پذیری، خلاقیت یا نوآوری باقی نمی گذارد. درعوض، باید سازمان خود را دقیقاً آنچه هست ببینید: یک موجود زنده متشکل از افراد با استعداد و با پتانسیل.

چرا چابک بودن سازمان ها مهم است؟

در دنیایی که دائماً در حال تغییر است، سازمان ها باید بتوانند خودشان را با چالش ها و مشکلاتی که در پیرامونشان وجود دارد وفق دهند. در حالی که ساختارهای سازمانی سنتی و سبک های مدیریت در تلاش هستند تا فرآیندها و خروجی های خود را با سرعت کافی تطبیق دهند، سازمان‌هایی که رویکردی چابک را اتخاذ می‌کنند با تغییرات سریع می توانند سرعت رشد خود را حفظ کنند.

اگر سازمانی چابک باشد می تواند خیلی سریع متوجه خواسته های جدید مشتریان شود و محصولات و خدمات سازمان را به سرعت تغییر دهد و به همین دلیل خیلی سریع و راحت می تواند از رقبای خود در بازار جلو بزند. بنابراین چابک بودن سازمان در دنیای پر از تغییر امروز بسیار مهم بوده و یکی از شروط اصلی موفقیت در بازارهای پر رقابت امروزی است.

ویژگی های سازمان چابک

در ادامه به مهمترین ویژگی های یک سازمان چابک اشاره می کنیم که یک سازمان یا شرکت برای چابک شدن باید آنها را رعایت کنند و تغییرات لازم را در سازمان خود بوجود آورد:

1- مشتری محور بودن

از مهمترین مشخصه های یک سازمان چابک این است که این سازمان ها مشتری محور هستند. بدون شک مشتری حوزه اصلی این سازمان ها است.  سازمان های چابک به جای تمرکز بر بهینه سازی فرآیندهای عملیاتی برای افزایش حاشیه سود، بر درک نیازهای مشتریان خود و ایجاد راه حل های سفارشی تمرکز می کنند. کسب سود به هیچ وجه برای سازمان های چابک اهمیت کمتری ندارد و با ایجاد ارزش برای مشتریان ایجاد می شود.

در حقیقت، این سازمان ها به جای اینکه با رقبا بجنگند، تمرکزشان را روی خوشحال کردن مصرف کننده می گذارند. در واقع، می توان گفت که مشتری محوری رمز موفقیت سازمان های چابک است. این سازمان ها قبل از هر چیزی روی درک مشتریانشان تمرکز می کنند. آنها با دقت به سخنان مشتریانشان گوش می دهند و خروجی و عملکرد آنها کاملا بر اساس نیازهای مشتریانشان است. یک سازمان مشتری محور این توانایی را دارد که به درک عمیقی از نیازهای خاص بازار هدف خود برسد.

اگر قصد دارید که یک سازمان چابک داشته باشید، نسختین گام این است که روی درک مشتریان و تشخیص نیازهای آنها تمرکز کنید. چرا که تنها می توانید با رفع نیازهای آنها ارزش آفرینی نمایید.

2- توانمندسازی تیم ها

از دیگر مشخصه های مهم یک سازمان چابک موفق این است که یک چشم انداز مشترک را در سازمان ایجاد می نماید.  در واقع، افراد در این سازمان ها مانند یک جامعه منسجم کار و فعالیت می کنند. این هدف مشترک در واقع در همه بخش های یک سازمان چابک از بخش اجرایی گرفته تا کارکنانی که در داخل سازمان کار می کنند به خوبی مشاهده می شود. سخت ترین بخش این است که این پیام مشترک به همه بخش ها، تیم ها و واحدهای تجاری انتقال پیدا کند تا افراد بدانند که کجا هستند و چه هدفی را دنبال می کنند.

تشکیل یک شبکه متمرکز در واقع گام بعدی در ایجاد یک سازمان چابک است که بتوان از این طریق تیم های قدرتمندی را شکل داد. اگر این مرحله به درستی انجام شود یک اکوسیستم و نظام پایدار در سازمان به وجود می آید. در چنین محیطی افراد بهترین شیوه ها را به اشتراک می گذارند و به دنبال فرصت های بیشتر و بهتری برای پیشبرد اهداف سازمانی خود هستند.

در حالی که سازمان‌های چابک ساختار سلسله مراتبی سنتی را حفظ می‌کنند، سایر بخش های سازمان اساساً سیستمی از تیم‌های شبکه‌ای مستقل با هدف و چشم‌انداز مشترک است. توانمندسازی تیم های چابک و انعطاف پذیر نقطه شروع حیاتی برای تحول چابک است. افراد شما عامل تمایز شما و قدرتمندترین منبع برای بهبود چابکی هستند. برای آشکار کردن پتانسیل آنها، باید به آنها اجازه تکرار و نوآوری بدهید.

در سازمان‌های چابک، تیم‌ها با سرپرستان خود برای تعیین اهدافی کار می‌کنند که کسب‌وکار را به جلو می‌برد. به اعضای تیم توانایی آزمایش سریع فرآیندها، محصولات و خدمات داده می شود. حتی اگر آزمایش‌های آن‌ها موفقیت‌آمیز نباشد، اعضای تیم آنچه را که درباره علت شکست آن یاد می‌گیرند پیگیری می‌کنند و از آن دانش برای اطلاع از تکرارهای آینده استفاده می‌کنند.

سازمان شما ممکن است برای فعال کردن تیم های چابک به نوسازی ساختاری نیاز داشته باشد. ایجاد تیم‌های انعطاف‌پذیر که به صورت متقابل کار می‌کنند، از سیلوها جلوگیری می‌کند و هر کارمند را در معرض نقش‌های دیگر در سراسر شرکت قرار می‌دهد. این به آن‌ها کمک می‌کند نقش خود را در تصویر بزرگ‌تر بهتر درک کنند و به آن‌ها امکان می‌دهد تا امکانات تحرک داخلی را ببینند. برای پیشرفت در یک سازمان چابک، سرپرستان باید یاد بگیرند که چگونه تیم هایی با عملکرد بالا پرورش دهند.

محیط های کاری چابک برای توانمندسازی چابکی در سراسر شرکت حیاتی است. این امر در مورد فضاهای کاری فیزیکی و دیجیتالی صدق می کند. در حالت ایده‌آل، شرکت‌های چابک از کار ترکیبی استقبال می‌کنند تا به کارکنان بیشترین انعطاف‌پذیری را برای انتخاب زمان، مکان و نحوه کارشان بدهند. دفاتر چابک بیشتر شبیه فضاهای کار مشترک هستند تا یک دفتر سنتی تعیین شده. هدف این است که یک محیط فیزیکی داشته باشیم که افراد به آن بیایند تا بتوانند با یکدیگر همکاری کنند و از یکدیگر بیاموزند. محیط کار دیجیتال نیز باید از انعطاف پذیری پشتیبانی کند. به عنوان مثال، تیم ها باید اختیار داشته باشند تا دستورالعمل های خود را برای ارتباط تنظیم کنند. شفافیت در یک محیط کاری چابک ضروری است.

3- پذیرفتن تغییرها و تصمیم گیری سریع

از دیگر مشخصه های یک سازمان چابک اینه که پذیرای تغییرات است. باید این حقیقت را قبول کرد که کسی از آینده خبر ندارد و معلوم نیست تا سال آینده اوضاع کسب و کار چگونه می شود. یک سازمان چابک می تواند به سرعت تصمیم بگیرد و همواره آماده تغییرات باشد. اما با این وجود اصل مشتری محور بودن این سازمان ها باید حفظ شود. این سازمان سعی می کنند که با ارتقا دانش خود و یادگیری بیشتر، ریسک را کاهش دهند. از این رو همواره برای تغییرات احتمالی برنامه ریزی می کنند و همچنین روی تولید محصولات در چرخه های کوتاه تمرکز دارند. این چرخه ها معمولا منجر به تکرار سریع می شوند. زمانی که به سازمان ها اجازه اعمال تغییرات کوچک و اثر گذار داده می شود و اعتبار آنها از سوی مشتریان تایید می گردد، یادگیری سریع محصول رواج پیدا می کند.

زمانی که دامنه و کار در چرخه های سریع کاهش پیدا می کنند مزیت هایی را به همراه دارند.  نسخت این که تلاش متمکز و در این حال کوچک هستند. دوم اینکه تاثیر تغییرات در محصول را می توان سریعا در برابر اطلاعات کاربر تایید نمود. سازمان ها می توانند روی تغییرات سرمایه گذاری نمایند که روی مشتریان تاثیرات مثبتی دارند و از تغییراتی که هیچ گونه اثر گذاری ندارند صرفه نظر کنند. تمرکز روی تولید محصولات دراز مدت که ممکن است برای مشتری جذاب نباشد به حداقل می رسد.

4- فرهنگ سازمانی مردم محور

فرهنگ سازمانی که بر روی افراد خود با سرمایه گذاری در توسعه آنها تمرکز می کند، جامعه ای قوی از کارکنان توانمند ایجاد می کند. وجود رهبری الهام بخش و فرهنگ سازمانی مردم محور برای ارتباط کارکنان با چشم انداز و هدف شرکت کلیدی است.

5- جامعه باز

اتخاذ یک سبک ارتباطی شفاف و باز باعث می شود که تیم ها و افراد به راحتی اطلاعات را برای تصمیم گیری خوب به دست آورند. همچنین به آنها این امکان را می دهد که با سرعت بیشتری نسبت به سیستمی که ساختار ارتباطی تعریف شده توسط سیاست ها و پروتکل های دقیق برای هر احتمالی را دارند، پیش بروند.

6- یادگیری سریع و چرخه های تصمیم گیری

به منظور پاسخگویی سریع به یک محیط غیرقابل پیش بینی و همیشه در حال تغییر، سازمان های چابک دارای چرخه های یادگیری، توسعه محصول و تصمیم گیری کوتاه هستند. این به آن‌ها اجازه می‌دهد تا تغییرات کوچک و متمرکز مداومی ایجاد کنند که ارزش افزوده را افزایش دهند.

7- ادغام یکپارچه فناوری

سازمان‌های چابک به‌جای دیجیتالی کردن ساده فرآیندهای موجود، تلاش می‌کنند تا فناوری‌های جدید را واقعاً در فرآیندها و اقدامات عملیاتی خود ادغام کنند. برای مثال، ابزارهای جدید همکاری، ارتباطات و مدیریت، نه تنها روش جدیدی را برای همکاری و مدیریت پروژه ها معرفی می کنند، بلکه می توانند در زمان زیادی نیز صرفه جویی کنند.

6 گام مهم در تشکیل سازمان چابک

برای تشکیل یک سازمان چابک  باید گام های مهمی را مد نظر قرار دهیم که در اینجا به آنها اشاره می کنیم.

گام اول : تعیین هدف

نخستین گام این است که هدفتان را مشخص نمایید. سازمان ها باید این نکته را مد نظر قرار دهند که تغییر و تحول کار آسانی نیست. از این رو برای هر گونه تغییر و تحولی ابتدا نیاز است که هدفتان را مشخص نمایید. به طور کلی، نیازهای هر سازمانی مختص به خودش است و تنها خود سازمان است که می تواند نیازهایش را تعریف نماید. در یک سازمان همه چیز باید رو به بهبود باشد. از این رو سازمان ها باید از طرح پرسش های بی ثمر و نا امید کننده خودداری نمایند و روی  هدف ها و رفع نیازهای مشتریان تمرکز کنند.

گام دوم : شکل گیری و تیم سازی سازمان های چابک

این بخش کاملا بدیهی است اما گام حساسی است. زیرا همان جایی که قبل از اینکه تحول چابک آغاز شود ممکن است دچار لغزش گردد. مدیران اغلب تیم های را تشکیل می دهند که به دنبال تغییرند، اما قدرت واقعی در دسترس آنها نیست. به منظور اینکه تیمی موفق گردد یا بتواند سازمان چابکی را شکل دهد، باید تیم کاری واقعی باشد و بتواند زمان مناسبی را برای تغییر اختصاص دهدو به عنوان مثال تیمی که اعضای آن هر دو ماه یک بار دور هم جمع می شوند و هماهنگ لازم وجود ندارد نمی تواند گزینه مناسبی باشد. اگر فقط بخواهیم فاکتور چابک را به مشاغل اضافه کنیم، هیچ دستاوردی نخواهیم داشت. از این رو تیم باید در زمان و مکان مناسب فعالیتش را انجام دهد. برای ایجاد چنین سازمانی باید سطوح مختلفی از سازمان به کار گماشته گردند. افراد قدرتمند و پر انرژی گزینه های خوبی به شمار می آیند.  همچنین باید تخصص های گوناگون در حوزه کسب و کار در تیم حضور داشته باشند. اندازه تیم باید کوچک نگه داشته شوند. بهتر از بیشتر پنج تا هفت نفر نباشد. قبل از را گونه تغییر حتما باید منابع مالی و زمان مد نظر قرار داده شود.

گام سوم : چشم اندازه مشترک موثر

داشتن یک چشم انداز مشترک می تواند سازمان را به خوبی پیش ببرد. چشم انداز باید الهام بخش باشد. تیم ها باید یک هدف قانع کننده و قابل دستیابی داشته باشند. در حقیقت، هدف باید معنا دار باشد و این واقعا مسئله مهمی برای سازمان ها به حساب می آید.  هدف تعیین شده باید در حوزه چیزهای ممکن باشد و نباید برای تیم ها به پدیده ای دست نیافتنی تبدیل شود. چرا که وقتی هدف مشترک چیزی فراتر از توانایی تیمی باشد، تیم امیدش را از دست می دهد. مه هدف های مشخص شده باید به نتایج مورد نیاز تعیین شده در مرحله اول برگردانده شوند. در صورت نیاز به سرعت بیشتر، تیم ابتدا بررسی های مورد نیاز را آغاز می کند  و زمینه های لازم برای بهبود سرعت را فراهم می نماید.

گام چهارم : درباره برنامه ها به همه اعضا بگویید

در مورد برنامه ها و اهدافتان همه اعضای تیم را در جریان بگذارید. اگر مسائلی که در مرحله اول شناسایی کردید، مهم نباشند، فرآیند تشکیل سازمان چابک متوقف می شود. در صورتی که می خواهید افراد با تغییرات موافق نمایند باید درباره ضرورت تغییرات به آنها توضیح دهید. این روند باید دو سویه باشد. شما می توانید نظرتان را بیان نمایید و همچنین از دیگران بخواهید که دیدگاهشان را بگویند و به آنها با دقت گوش دهید. همواره یک مدیر خوب آماده پذیرش ایده ها است. از این رو تلاش می کند تا با اعضای تیم صحبت کند و یک نسخه جدیدی را می نویسد که نتیجه یک تبادل افکار است.

گام پنجم : موانع را بردارید

برای ایجاد یک سازمان چابک یکی از گام های مهم این است که موانع برداشته شوند و از جامیان حمایت گردد. بدون شک هر گونه تغییر و تحولی در سازمان ممکن است دچار لغزش گردد. چرا که در رویکردهای گسترده، یک یا چند عنصر ساختاری وجود دارد که عمدتا مانند یک مانع عمل می کنند. از این رو برخی ساختار اغلب فکر می کنند که ثابت اند از این رو نسبت به تغییر بسیار مقاوم اند. از این رو اینگونه موانع باید برداشته شوند. افرادی که به دنبال تغییر هستند را در کنار افرادی که توانایی انجام کارها را دارند کنار هم جمع آوری کنید. این فرصت را به اعضا بدهید که بتوانند با اعضا و تصمیم گیرنده های کلیدی در تماس باشند. همچنین همواره یک مشتری واقعی را به عنوان عضوی از تیم قرار دهید. زیرا این باعث می شود که نیازهای واقعی مشتریان را راحتتر شناسایی کنید.

گام ششم : همواره در حال یادگیری باشید

اگر فورا موفق شدید به این معنی نیست که باید دست از یادگیری بردارید. یادگیری یک فرآیند مستمر است. دائما دانش خود را به روز کنید. به خاطر داشته باشید که همواره پروژه های واقعی با نتیجه های واقعی ارزشمندترین فیدبک هایی هستند که در تعیین تصمیمات آینده ب شما کمک می کند. همواره همان طور موفقیت ها را به تصویر می کشید، درباره شکست ها نیز حرف بزنید  تا تیم ها همه چیز را بدانند و میزان ریسک پذیری بالا برود.

مزیت های سازمان چابک (agile)

سازمان های چابک مزیت های رقابتی قابل توجهی را نسبت به همتایان خود ایجاد می کنند. از تجارت گرفته تا عملیات و منابع انسانی، چابکی مزایای متعددی را به همراه دارد.

واکنش سریع به تغییرات بازار

همانطور که نیازهای مشتری تغییر می کند، سازمان های چابک نیز به سرعت با آنها تغییر می کنند. سازمان‌های چابک به جای صرف ماه‌ها تحقیق و توسعه بازار و از دست دادن زمان، رویکرد تغییر پذیری را اتخاذ می کنند تا بتوانند خودشان را با شرایط وفق دهند. این می تواند منجر به توسعه محصولات جدید و حرکت به بازارهای جدید قبل از رقابت آنها شود.

بهبود بهره وری اجرایی

سازمان‌های چابک نسبت به سازمان‌هایی که تغییر چابکی را تجربه نکرده‌اند، مولدتر هستند. از آنجایی که سازمان‌های چابک به شکست سریع اعتقاد دارند، دائماً در حال پیشرفت و اصلاح فرآیندهای خود هستند. این به آنها این فرصت را می دهد که تا حد امکان مولد و پویا باشند. و از آنجایی که کارکنان قدرت تفکر استراتژیک و عمل بر اساس ایده های خود را دارند، انگیزه بیشتری برای موفقیت پیدا می کنند و کسب و کار را با خود همراه می کنند.

تعامل کارکنان

کارکنان در سازمان های چابک به ماموریت و هدف شرکت نزدیک تر می شوند. آنها اهداف استراتژیک شرکت را درک می کنند و احساس همسویی و جهت گیری نسبت به آنها می کنند. آنها به وضوح نقش خود را در تصویر بزرگتر می بینند و این انگیزه و مشارکت آنها را بهبود می بخشد. کارکنان چابک به احتمال زیاد در طولانی مدت در شرکت باقی می مانند و رشد می کنند.

نتیجه گیری

سازمان چابک سازمانی انسان محور است که به سرعت با تغییرات بازار یا محیط سازگار می گردد. سازمان چابک مشتری محور است و عمدتا به دنبال رفع نیازهای آنها میباشد. امروزه، بیشتر کسب و کارها در یک بازار به اصطلاح VUCA (فرار، نامطمئن، پیچیده، مبهم) فعالیت می کنند که در آن نیازها اغلب تغییر می کنند. از این رو ممکن است چیزی که در گذشته جوابگو بوده، دیگر امروز جواب ندهد و بالعکس. علاوه بر این، استارت‌آپ های نوظهور به سرعت نوآوری ها را توسعه می‌دهند و این امر باعث می‌شود سازمان های سنتی نتوانند مانند قبل پیش روند. در نتیجه، آن سازمان ها در معرض خطر منسوخ شدن و در نهایت خارج شدن از میدان رقابت در بازار هستند.

برای جلوگیری از این اتفاق، بسیاری از سازمان ها به سمت چابک شدن پیش می روند و سعی می کنند از استراتژی های کارآمد استفاده کنند. از این رو، آنها را در سطح تیم به کار برده اند و معمولاً به دنبال بهبود کارایی توسعه محصول هستند. با این حال، تضمین بقای کسب و کار درازمدت نیازمند رویکردی مقیاس‌پذیر است که در آن کل شرکت از روش های چابک برای کار استفاده می‌کند. به همین دلیل است که شرکت های چابک موفقیت بیشتری دارند و امروزه بسیار از سازمان ها به دنبال چابک شدن هستند.