تفویض اختیار چیست + انواع و نحوه صحیح انجام آن

تفویض اختیار یا Delegation of Authority یک مهارت ارزشمند در حوزه مدیریت است. در واقع اینکه یک مدیر بداند، در چه زمانی، چه وظایفی را به چه کسانی محول سازد، یک مهارت بسیار حیاتی در زمینه تصمیم گیری های مدیریتی او محسوب می شود.

یک مدیر حرفه ای و تاثیرگذار، به خوبی می داند که در چه زمانی، اختیار انجام چه وظایفی را به کدام یک از اعضای تیم خود محول سازد و چگونه با مدیریت خود ناظر انجام آن وظایف به نحو احسن باشد.

در ادامه با تفویض اختیار یا اصطلاح لاتین و رایج آن Delegation of Authority بیشتر آشنا شده و متوجه می شویم که چرا این مبحث از اهمیت بالایی در حوزه مدیریت کسب و کارها برخوردار است.

تفویض اختیار یا Delegation of Authority چیست؟

تفویض اختیار یا Delegation of Authority به معنای واگذار کردن مسئولیت انجام یک وظیفه خاص به یکی از کارمندان کسب و کار است. شما به عنوان یک مدیر مجموعه، این اختیار را دارید که وظایفی را در حیطه کاری خود، به کارمندانتان واگذار نمایید. آن کارمندان نیز می توانند بنا به صلاحدید خود بخشی از آن وظیفه یا وظایف را به کارمندان و زیردستان یا سایر اعضای تیمشان واگذار کنند.

هدف اصل از تفویض اختیار این است که یک مجموعه پویا و خلاق باشد و احساس همکاری و تلاش گروهی در آنها بوجود آید. زمانی که تفویض اختیار به درستی و عاقلانه انجام شود، دستاورد هایی به شرح زیر برای مدیریت، اعضا و به طور کلی برای آن کسب و کار حاصل می شود :

• افزایش میزان بهره وری :

زمانی که یک وظیفه کلی به قسمت های کوچکتر خرد شده و بین افراد مختلف تقسیم می گردد، سرعت و کیفیت انجام آن نسبت به زمانی که کل آن وظیفه را یک نفر باید انجام دهد، به طرز چشم گیری افزایش می یابد.

• استمرار و پیوستگی :

اگر شما بنا به مشغله های کاری زیاد قادر نباشید وظیفه ای را به انجام برسانید و یا بنا به هر دلیلی برای چند روز نتوانید بر سر کار خود حاضر شوید، دیگران می توانند تمام یا بخشی از آن وظیفه را در زمان عدم حضورتان به انجام برسانند.

• کارمندان پیشرفت می کنند :

زمانی که شما وظایفی را به اعضای تیم خود محول می سازید، این امکان را برای آن ها فراهم می کنید که بتوانند طی انجام آن وظایف، مهارت های خود را ارتقا دهند.

همچنین این فرصت را برای آنها مهیا می کنید که بتوانند توانایی ها و مهارت های خود را در یک بخش به خصوص شناسایی کرده و بروز دهند. مهارت ها و توانایی هایی مانند رهبری یا مهارت های درون فردی.

• انگیزه کارمندان :

زمانی که کاربران با یک مسئولیت جدید مواجه می شوند، از احساس اعتمادی که به آن ها شده است خرسند بوده و برای نمایش مسئولیت پذیری و معتمد بودن خود تلاش می کنند. آن ها از این دیده شدن و عضو گروه بودن انگیزه گرفته و تلاش می کنند بهترین عملکرد خود را نمایان سازند.

• فرصت های رشد شغلی :

محول ساختن و واگذار کردن وظایف مختلف به کارمندان سبب می شود آن ها به افراد با تجربه ای تبدیل شده، فرصت و پیش نیاز کافی جهت رشد شغلی را به دست آوردند.

انواع تفویض اختیار

انواع مختلفی از تفویض اختیار و واگذار کردن مسئولیت ها به کارمندان در یک مجموعه وجود دارد. این شیوه های واگذاری، بنا به نوع محیط کاری و نیازهای یک کسب و کار می تواند متفاوت باشد. اما به طور کلی، به عنوان یک مدیر، می توانید از یکی از شیوه های زیر در کسب و کار خود استفاده نمایید :

• دپارتمان سازی :

به عنوان یک مدیر می توانید ساختار کسب و کار خود را بر اساس سیستم «بخش بندی» یا «دپارتمان سازی» شکل دهید. به عنوان مثال شما به عنوان یک CEO یا مدیرعامل، می توانید کسب و کار خود را به بخش های مختلفی اعم از مارکتینگ و بازاریابی، منابع انسانی یا HR، امور مشتریان و مواردی از این دست تقسیم بندی کنید. به این شکل هر بخش، مسئولیت انجام وظایف مربوط به خود را دارد و این یک شیوه برای تحقق تفویض اختیار است.

• پروژه محور :

شما می توانید یک گروه از اعضای مجموعه خود را انتخاب کرده و یک پروژه را از صفر تا صد به آن ها واگذار کنید. در سیستم دپارتمان سازی نیز این کار قابل اجراست. برای مثال مدیر دپارتمان مارکتینگ، یک پروژه کمپین تبلیغاتی را به چند نفر از اعضای دپارتمان واگذار می کند. در واقع او از بین اعضای دپارتمان خود یک گروه تشکیل داده است و مسئولیت انجام آن پروژه کمپین تبلیغاتی را به آن گروه واگذار کرده است.

• قدرت تصمیم گیری :

در این روش شما می توانید وظیفه تصمیم گیری درباره برخی از مسائل را به یک نفر از اعضای گروه یا کارمندان خود واگذار نمایید. در این صورت خودتان می توانید بر روی مسائل دیگری متمرکز باشید. برای مثال اگر شما مدیر مارکتینگ یک مجموعه هستید، می توانید وظیفه ای مانند استخدام نیروهای جدید را به یکی از اعضای گروه واگذار نمایید و خودتان به طور مستقیم درگیر این موضوع نباشید و وقت و تمرکز بیشتری برای رسیدگی به کارهای دیگر داشته باشید.

• تحلیل کردن :

زمانی که شما به اطلاعات دقیق و گسترده ای در کارهای خود نیاز دارید، می توانید فرد یا افرادی را در قالب یک گروه بر روی این وظیفه متمرکز سازید و وظیفه تحقیق و بررسی، جمع آوری اطلاعات، مرتب سازی آن ها و تحلیل و ارائه گزارشاتی بر اساس آن ها را به این فرد یا گروه واگذار کنید.

• انجام فرایند های اداری :

به عنوان یک مدیر، می توانید برخی از کارهای اجرایی یا فرآیندهای زمانبر اداری را به دیگر اعضای تیم خود محول سازید. مثلا مسئله ای مانند وارد کردن اطلاعات در سایت، یک فرآیند زمانبر و روتین است که باید به صورت مکرر و مداوم انجام شود. شما می توانید وظیفه انجام این کار را به یک فرد یا یک گروه از اعضای کارمندان خود محول سازید. یا رسیدگی به ایمیل های دریافتی شرکت که کاری زمانبر اما ساده است را می توانید به دیگران واگذار نمایید.

چگونه تفویض اختیار را انجام دهیم؟

یک تفویض اختیار موفق نیاز به موارد زیر دارد:

• انتظارات و وظایف تعریف شده و شفاف
• رصد کردن و نظارت بر فرآیند انجام وظایف
• ارزیابی نتیجه حاصل از انجام وظایف

برای رسیدن به موفقیت در این کار، از مراحل زیر پیروی کنید:

1- اختصاص دادن وظایف :

مشخص کنید که برای انجام هر وظیفه، چه فرد یا افرادی را در نظر دارید. بدیهی است که در این زمینه هر فرد باید با بالاترین تجربه و مهارت نسبت به دیگران، وظیفه انجام مسئولیتی را بر عهده بگیرد.

2- انتظارات خود را شفاف سازی کنید :

بین وظایفی که به دیگران محول ساخته اید ارتباطی را شکل دهید، انتظارات خود را به طور شفاف اعلام نمایید و برای انجام هر وظیفه ای که زمان برای آن اهمیت دارد، یک تاریخ پایان یا deadline مشخص کنید.

انجام این کارها سبب می شود که افراد به شرح وظایف خود واقف باشند و نسبت به تاریخی که باید آن را تحویل دهند آگاه شوند. بنابراین مطمئن تر و برنامه ریزی شده تر مسیر انجام آن وظایف را آغاز می کنند.

3- به طور منظم فرآیند انجام وظایف را رصد کنید :

به طور مرتب و مکرر در طول مسیر انجام وظیفه از کارمندان و مسئولین آن وظیفه گزارش کار بخواهید. با آن ها جلساتی را تشکیل داده و از آن ها روند کار را جویا شوید. به این ترتیب هم شما و هم آن ها مطمئن می شوید که در مسیر درستی قرار دارید و می توانید از بروز کارهای اشتباه و خسارت آمیز به محض مطلع شدن، ممانعت به عمل آورید.

4- تمرین مسئولیت پذیری :

کارهای مختلف را به افراد مختلف واگذار کنید تا ضمن آنکه میزان مسئولیت پذیری آن ها را می سنجید، آن ها را برای هرچه مسئولیت پذیرتر بودن تمرین دهید. در پایان انجام هر وظیفه یا مسئولیت، نتیجه را بررسی کنید و چه خوشایند بود و چه ناخوشایند، اقداماتی را در جهت رشد اعضا و مجموعه صورت دهید.

ببینید که آیا از مهارت های افراد به درستی استفاده می کنید یا خیر. اگر شخصی در یک زمینه ای ضعیف عمل کرده است، آیا در زمینه دیگر قوی ظاهر شده است یا خیر؟ و اینکه هر شخصی برای انجاک چه وظیفه ای مناسب تر است؟

دستاوردهای حاصل از تفویض اختیار

تفویض اختیار بیش از هر دستاورد دیگری، موجب برقراری یک ارتباط قوی میان شما و اعضای مجموعه یا تیمتان می شود. با استفاده از تفویض اختیار، کارها با سرعت و کیفیت بیشتری پیش رفته و انجام می شوند. همچنین از هدر رفتن انرژی، پخش شدن و نامتمرکز بودن انرژی جلوگیری می شود. مهارت ها و توانایی های افراد در زمینه های مختلف آشکار شده و سینرژی و اعتماد در محیط کاری شکل می گیرد.