برنامه ریزی منابع سازمانی یا ERP چیست؟ + مزایای آن

ERP که مخفف عبارت Enterprise resource planning و به معنای برنامه ریزی منابع سازمانی است، درواقع اشاره به انواعی از نرم افزارها دارد که سازمان ها از آن ها جهت برنامه ریزی کارهای روزانه خود استفاده می کنند.

این کارهای روزانه می توانند مواردی مانند :

• امورات مربوط به حسابداری
• خرید
• مدیریت پروژه
• میدیریت ریسک ها و انطباق کسب و کار با شرایط
• تامین نیازمندی های کسب و کار

و هزارن چالش و دغدغه دیگری باشد که در اکثر سازمان ها رایج است و نیاز به برنامه ریزی دارد. یک ERP کامل شامل نرم افزار مدیریت عملکرد شرکت نیز می شود. این نرم افزار در مواردی به شرح زیر به سازمان کمک می کند:

• برنامه ریزی
• تخصیص و مدیریت بودجه
• پیش بینی آینده و تصمیم گیری برای آن
• و گزارش گیری های مالی سازمان

ERP یا همان برنامه ریزی منابع سازمانی، درواقع جمعی از فرآیندهای مختلف در حال اجرا در سازمان را با یکدیگر ادغام کرده و اطلاعات به دست آمده از هریک از این فرآیندها را در صورت لزوم به فرآیند دیگر انتقال می دهد.

با این توانایی که ERP در جمع آوری و مدیریت داده ها دارد، می تواند:

1. از جمع آوری داده ها و اطلاعات تکراری جلوگیری کند.
2. صحت داده ها را بر اساس جمعی از فرآیندهای در حال اجرا بررسی کند و فقط از یک منبع اطلاعات دریافت نکند.

امروزه برنامه ریزی منابع سازمانی یا ERP برای هزاران کسب و کار و بیشمار سازمان در هر وسعت و زمینه فعالیتی، لازمه ای حیاتی است. برای بسیاری از سازمان ها و کسب و کارهای فعال در سراسر جهان، ERP مانند نیروی برقی است که چراغ های ساختمان های آن ها را روشن نگه داشته است، همین قدر مهم و همین قدر اثربخش و شفاف کننده!

مبانی برنامه ریزی منابع سازمانی یا ERP

برنامه ریزی منابع سازمانی، ساختاری مبتنی بر داده ها دارد و از یک دیتابیس برای جمع آوری و نگهداری آن ها استفاده می کند. این نوع ساختار با ساده کردن فرآیند داده کاوی و داده خوانی، سبب پیدایش تجربه کاری رضایت بخشی شده است.

ERP از طریق انتقال اطلاعات از یک فرآیند به فرآیند دیگر سبب شده است تا بخش های مختلف یک سازمان بتوانند از آنچه در قسمت های دیگر در حال رخ دادن است مطلع باشند. برای مثال ERP آن بخش از داده ها و اطلاعات به دست آمده از دپارتمان منابع انسانی را که برای قسمت مالی سازمان نیز مفید است جدا کرده و در اختیار کارکنان یا مدیران مالی قرار می دهد.

از این رو می توان ERP را وسیله تکمیل کننده رفتارهای سازمانی، عملکردهای انسانی، فرآیندها و تکنولوژی های جاری در یک سازمان مدرن و بروز دانست.

مثالی از آنچه برنامه ریزی منابع سازمانی یا ERP انجام می دهد

کمپانی را تصور کنید که اتومبیل می سازد، اما بخش های مختلف این اتومبیل ها را از تأمین کنندگان دیگر تهیه می کند. این کمپانی می تواند از ERP استفاده کند و کلیه اقدامات و فرآیندهای مربوط به درخواست خرید قطعات تا پرداخت هزینه آن ها و تحویل گرفتنشان را به صورت کاملا خودکار به انجام برساند.

اطلاعات مبنی بر انتخاب قطعات، اعلام تعداد و مدل های مورد نظر، ثبت درخواست و نهایی شدن سفارش، پرداخت هزینه مربوط به این درخواست یا درخواست ها، تعیین زمان تحویل گرفتن سفارشات، تحویل سفارش و انجام اقدامات اتمام فرآیند، همگی به وسیله ERP قابل اجرا هستند. برنامه ریزی منابع سازمانی تمام این کارها را با انتقال داده ها از یک فرآیند به فرآیند دیگر انجام می دهد.

اطلاعات منتقل شده در ERP شفاف و خوانا بوده و قابل گزارش گیری، تحلیل و بررسی است. همچنین به دلیل ساختار اصولی و منظم موجود در این سیستم، افراد با خیالی آسوده از آن استفاده می کنند چرا که می دانند اطلاعات به مقاصد صحیح خود منتقل می شوند.

بنابراین به جای استفاده از دیتابیس های مختلف و تبعیت از ساختارهای پیچیده و برگه های اطلاعاتی متفاوت، افراد در هر سطحی از سازمان، از مدیرعامل تا صندوق داران و متصدیان،  می توانند با دسترسی کامل به آنچه در حال رخ دادن در سازمان است، در جریان آن بخش از اطلاعاتی باشند که مربوط به دایره وظایفشان می باشد.

آشنایی با ارزش های تجاری ERP و فواید استفاده از آن در سازمان

امروزه، چشم پوشی از تاثیرات قابل توجهی که استفاده از ERP بر روی سازمان ها دارد، امری غیر ممکن است. به کمک ساختاری که ERP دارد و شیوه ای که برای برنامه ریزی منابع سازمانی سرلوحه کار خود قرار داده است، بخش های مختلف یک سازمان به راحتی با یکدیگر ارتباط برقرار کرده و به تبادل اطلاعات می پردازند.

فواید استفاده از برنامه ریزی منابع سازمانی به شرح زیر است :

• قدرت بینش کسب و کار را بالا می برد چرا که اطلاعات بروز و دقیقی را با گزارش گیری هایی کامل در اختیار افراد قرار می دهد و به این ترتیب تمام کارکنان سیستم از آنچه در حال رخ دادن است مطلع بوده و با بینش دقیق تری به مسئولیت های خود می پردازند.
• هزینه های انجام فرآیندهای مختلف را کاهش می دهد، چون تصمیم گیری ها بهینه سازی شده و دقیق تر اتخاذ می شوند.
• شیوه همکاری بخش های مختلف یک سازمان و رفتار کارمندان آن با یکدگیر را بهبود می بخشد، چرا که اطلاعات مبنی بر مسئولیت های انجام شده توسط آن ها را با یکدیگر به اشتراک می گذارد.
• بهره وری را افزایش می دهد چرا که به واسطه آگاهی دقیق از اطلاعات بروز، سازمان به حداکثر پتانسیل خود جهت بهره وری دست می یابد.
• ایجاد زیرساخت قوی به دلیل آنکه اطلاعات پایه و اساسی محکم برای ساخت یک بستر مقاوم هستند و سبب می شوند همه افراد با یکدیگر در یک جهت حرکت کرده و یک نوع احساس داشته باشند.
• باعث افزایش نرخ کاربران و مخاطبین می شود. زیرا اصول و قواعد اجرایی سبب می شوند مخاطبین با رضایت بیشتری به تعامل با سازمان بپردازند.
• باعث کاهش میزان ریسک و خطر در کسب و کار می شود، به دلیل آگاهی کافی و دقیق از اطلاعات و شرایط و همچنین انجام مدیریت مالی.
• باعث کاهش هزینه های مدیریتی و هزینه های اجرایی می شود، چرا که تصمیم گیری ها درست و بهینه هستند.

تاریخچه برنامه ریزی منابع سازمانی یا ERP

«از کارت های کاغذی تا دستگاه های تلفن های هوشمند»

پیشنیه برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) به بیش از 100 سال گذشته باز می گردد. در سال 1913، مهندس فورد ویتمن هریس (Ford Whitman Harris) مدلی را که امروزه از آن با نام EOQ (Economic Order Quantity) یاد می شود، طرح ریزی و اجرا کرد.

بر اساس این مدل، کلیه اقدامات مربوط به فرآیندهای تولید محصول در کاغذهایی ساختار یافته درج و ثبت می شدند. برای دهه های متوالی، کاغذهای EOQ یک استاندارد مرسوم بین شرکت ها جهت ثبت اطلاعات مربوط به تولیدات بود. اما در سال 1964، Toolmaker Black و Decker روند این استاندارد رایج را تغییر دادند. آن ها درواقع اولین کمپانی بودند که ملزومات برنامه ریزی یا همان Materials Requirements Planning که به اختصار از آن با نام MRP یاد می شود را مهیا ساختند. به این ترتیب آن ها ساختار مرسوم و جا افتاده EOQ را با قالب های کامپیوتری ادغام کردند.

سپس MRP پیشرفته که در جهت برنامه ریزی های تولید بهینه سازی هایی انجام داده بود در سال 1983 منتشر شد و MRP II نام گرفت. بر اساس این طرح، طرح قبلی به مدل هایی از پیش تعیین شده جهت برنامه ریزی فرآیند تولید، مجهز شد.

در نتیجه رفته رفته سازمان و کسب و کار، برنامه ریزی هایی که با کامپیوتر و به کمک تکنولوژی انجام می شد را وارد محیط کاری خود کرده و شروع به استفاده از آن کردند.

از آن سال به بعد با پیشرفت تکنولوژی، مفاهیم دیگری مانند MRP طرح ریزی شده و شکل گرفتند که بر اساس آن ها علاوه بر پروسه های تولید، فرآیندهای دیگری مانند مدیریت ارتباط مشتریان با مجموعه، مدیریت منابع مالی، مدیریت منابع انسان و بسیاری از بخش های دیگر سازمان نیز امکان پذیر بود. در سال 1990، تحلیلگران تکنولوژی برای این قبیل نرم افزارها، مجموعه ها و طرح ها، عنوان enterprise resource planning را در نظر گرفتند و اینگونه بود که ERP ها پدیدار شده و استفاده از آن ها برای کسب و کار ها به امری رایج تبدیل شد.

از 1990 تا هزاره جدید

«زمان انتقال از On Premises به Cloud »

از سال 1990 تا اوایل 2021، ERP به سرعت رشد کرد. به همین ترتیب هزینه های ساخت و ایجاد ERP ها نیز به شدت افزایش یافت. درواقع شرکت ها، کسب و کارها، سازمان ها و هر شخص حقیقی یا حقوقی که قصد استفاده از ERP را داشت، می بایست تجهیزات سخت افزاری که مناسب پذیرش نرم افزارهای ERP باشد را فراهم می کرد. این تجهیزات باید در اتاق های بزرگی که ظرفیت نگهداری ماشین ها و سخت افزارهای سرور را دارد، مونتاژ و حفاظت می شد.

مجوز ها و تاییدیه های لازم جهت استفاده از تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری باید برای مدت 5 الی 10 سال اعتبار یافته و صادر می شد. به علاوه آنکه نیاز هر کسب و کار با صنعت دیگر متفاوت بود و هر کمپانی که اقدام به تهیه ERP می کرد، قصد داشت نیازهای مخصوص به کسب و کار خود را با استفاده از آن پوشش دهد.

همین چالش ها و دغدغه های پر هزینه و وقت گیر، سبب شد تکنولوژی به فکر ایده پردازی افتاده و دست به خلاقیت و نوآوری در این زمینه بزند. بنابراین تعجبی ندارد اگر بگوییم که به این علت، ERP به نحوی تغییر شکل پیدا کرد که از روش های on premises و درون شرکتی، به استفاده بر روی Cloud و از طریق انتقال یافت. البته بدیهی است که در ابتدا افراد زیادی به استفاده از این نرم افزارها از طریق اینترنت تمایل نداشته و بیشتر به استفاده از طرق قدیمی وابسته بودند. اما طولی نکشید که کمپانی ها متوجه سهولت کار با ERP به صورت استفاده از آن بر روی Cloud شدند و شروع به استفاده از این سیستم کردند.

7  دلیل برای انتقال به ERP Cloud

همانطور که اشاره شد، در ابتدا مجاب کردن کاربران این سیستم به انتقال آن بر روی Cloud و ادامه استفاده از آن کار آسانی نبود. اما دیری نپایید که بنا به دلایل ذکر شده در زیر، افراد شروع به استفاده از این سیستم به صورت آنلاین کردند.

1- تطابق سریع با تکنولوژی های SaaS نوین

تکنولوژی های نسل جدید، مانند AI، به سیستم های مبتنی بر Cloud کمک می کنند که بدون نیاز به انجام بروزرسانی های مستمر و گاه و بی گاه، بروز و قابل استفاده باشند.

2- توسعه و گسرتش ارزش سیستم ERP فعلی

انتقال سیستم ها به ساختار مبتنی بر Cloud سبب می شود که از دانش و داده های گذشته در بستری کامل تر و گسترده تر بهره مند شده و دستاوردهای گذشته را به نحوی وسیع تر مورد استفاده قرار داد.

3- دسترسی به نکنولوژی های جدید

ادغام شدن cloud با سیستم های ساختار یافته گذشته سبب می شود که کمپانی آمادگی لازم برای بهره مند شدن از تکنولوژی های بروز و جدید جهان را دارا باشد. به این ترتیب بیزینس، بی آنکه نیاز به ایجاد تغییراتی بنیادین در ساختار خود باشد، می تواند صرفا از طریق اینترنت با تکنولوژی روز دنیا همراه شده و از مزایای آن بهره مند شود.

4- کاهش وابستگی ها به عوامل third-party

برای آن دسته از سیستم های درون سازمانی که به صورت سخت افزارهای فیزیکی در حال کار کردن هستند، نیاز است که یک ارتباطی میان عوامل third-party و رابطان فروش سیستم با سیستم اجرایی شرکت برقرار باشد. در حالی که هنگام استفاده از cloud نیازی به وجود عوامل فروش یا رابط ها و واسطه ها نیست. بلکه افراد می توانند مستقیم با شرکت های تولید کننده نرم افزارهای ERP کار کرده و اهداف خود را به اجرا در آورند.

5- سیستم های مالی خود را تکمیل کنید

سیستم های درون سازمانی سخت افزاری، هرگز به عنوان یک سیستم مدرن و بروز ایفای نقش نمی کنند. اما cloud زاییده نسل نوین تکنولوژی در قرن جدید است. پس این سیستم نه تنها به خوبی می داند که چه امکانات و احتمالاتی برای موفقیت بیزینس وجود دارد، بلکه از نیازمندی ها و ملزوماتی که باید در این راستا فراهم شود نیز آگاه است.

6- افزایش منابع امنیتی

سیستم های مبتنی بر cloud از تیم های پشتیبانی بیست و چهار ساعته قدرتمند و وسیعی برخوردار هستند. وجود این نیروهای پشتیبان امنیت شبکه و سیستم را به شکل چشم گیری افزایش می دهد.

7- جذب نیروهای جوان و دوست دار تکنولوژی

نیروهای جدیدی که در شرکت ها و سازمان ها استخدام می شوند، همگی از جوانان و فرزندان نسل جدید هستند. بنابراین با تکنولوژی بزرگ شده اند و به استفاده از هر نرم افزاری بر روی موبایل های خود عادت دارند. استفاده از سیستم های مبتنی بر cloud سبب سهولت کارکرد برای نیروهای جدید شرکت ها می شود.

جمع بندی

با توجه به بررسی های انجام شده و آنچه درباره ERP یا برنامه ریزی منابع سازمانی گفتیم، بد نیست نگاهی به یک جمع بندی مختصر در این زمینه بیندازیم تا مفهوم این مجموعه نرم افزارها را به خاطر بسپاریم و اهمیت حضور آن ها در کسب و کارمان را درک کنیم.

• ERP یک نرم افزار جمع آوری اطلاعات است که داده های بخش های مختلف سازمان را جمع آوری کرده و آن ها را در اختیار مدیران و کارمندان مجاز در این زمینه قرار می دهد.
• نحوه گزارش گیری از بخش های مختلف یک سازمان اعم از، بخش مالی، منابع انسانی، روابط عمومی، مدیریت محصول و تولید، فروش و بازاریابی، آی تی، مدیریت پروژه و بخش های دیگر به امری سهل تبدیل شده که در کوتاه ترین زمان ممکن با بالاترین کیفیت امکان پذیر است.
• با استفاده از ERP یا همان برنامه ریزی منابع سازمانی، هزینه های جاری یک سازمان به طرز چشمگیری کاهش می یابند. همچنین در صرف زمان بسیار صرفه جویی می شود.
• مدل های مختلفی از نرم افزارهای ERP وجود دارند که یک سازمان می تواند بر اساس نیاز خود انتخاب کند که از کدام یک از آن ها استفاده نماید. مدل های on-premises، cloud و hybrid. مدل cloud یکی از گونه هایی است که در سال های اخیر بسیار پر طرفدار شده و کاربران زیادی را به سمت خود جذب کرده است.