مدیریت پروژه چیست و چه کاربردهایی دارد؟

مدیریت پروژه به معنی پیگیری و استفاده از یکسری منابع در راستای رسیدن به یک هدف معین است، در حقیقت مدیریت پروژه لازمه موفقیت هر کسب و کار است. امروز قصد داریم مفهوم مدیریت پروژه را بررسی کرده و کاربردهای آن را نیز معرفی کنیم.

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه یک فرآیند حیاتی است که در طی آن صاحبان کسب و کار با به کارگیری دانش، مهارت ها، ابزار و تکنیک ها از دستیابی به اهداف و الزامات یک پروژه اطمینان حاصل می کنند. در حقیقت ما در زندگی روزمره در خانه یا کسب و کار خود با انواع پروژه ها سرو کار داریم.

برای مثال در محیط کار شاید با یک مجله، وبسایت یا حتی یک ساختمان در حال همکاری باشید یا شاید قصد نوسازی منزل یا برنامه ریزی برای تعطیلات را داشته باشید. این موارد نمونه های واقعی از پروژه های روزمره هستند که همگی یک نقطه شروع و پایانی دارند و ما برای انجام دادن آنها به هدف، منابع و البته کمی ابزار مدیریتی احتیاج داریم.

منظور ما از پروژه در زمینه کسب و کار معمولاً مجموعه ای از عملیات است که برای رسیدن به یک هدف خاص در کنار یکدیگر قرار می گیرند. برای مثال توسعه یک نرم افزار به منظور افزایش راندمان کارمندان یک کمپانی، ساخت یک مکان برای برگزاری جلسات شرکتی یا طراحی یک وبسایت برای کاهش تماس های تلفنی یک کسب و کار، همگی به عنوان پروژه تلقی می شوند.

برای انجام دادن پروژه هایی از این دست به افرادی نیاز داریم که هر کدام مسئولیت بخش خاصی از آن را به عهده بگیرند، برای مثال در زمینه توسعه یک وبسایت به افرادی نظیر طراح، برنامه نویس و کپی رایتر نیاز خواهید داشت.

البته اکثر کمپانی ها برای اینکه خیال خود را از بابت تحویل به موقع پروژه راحت کنند، یک مدیر پروژه استخدام می کنند تا ضمن نظارت بر روی پروژه اهداف کمپانی را نیز طبق بودجه از پیش تعیین شده محقق سازد. بنابراین باید گفت که مدیریت پروژه یک ابزار یا شخص نیست بلکه یک تخصص است، البته در ادامه برخی از وظایف مدیر پروژه را با هم مرور خواهیم کرد.

PMI مخفف واژه لاتین Project Management Institute به معنی مؤسسه مدیریت پروژه است که مرجع اصلی مدیریت پروژه در جامعه است. این نهاد از طریق شبکه سازی، همکاری، تحقیق و آموزش، سازمان ها و سایر افراد، زیرساخت های لازم برای مدیریت پروژه را در یک حوزه خاص فراهم می کند. در هر PMI، یک شخص به عنوان مدیر، مسئولیت اجرا و نظارت بر مراحل مدیریت پروژه را بر عهده دارد. در ادامه، وظایف و مسئولیت های یک مدیر پروژه بیان می شود

وظایف و مسئولیت های مدیر پروژه

فرقی نمی کند که یک کمپانی در چه زمینه ای فعالیت می کند، به هر حال مدیر پروژه فردی است که از اعضای تیم، مشتریان و پروژه در برابر سوء ارتباطات، خزش دامنه (Scope Creep)، کمبود وقت و هرگونه مشکل دیگر محافظت می نماید. مدیر پروژه با عناوین مختلف مانند تهیه کننده، حسابدار یا طراح معمولاً در پشت صحنه توسعه پروژه حضور دارد ولی وظیفه وی تنها منوط به نظارت بر ساعات کار و مهلت زمانی پروژه نیست. در ادامه برخی از مسئولیت وی را به شما معرفی خواهیم کرد:

• آشنایی با رویکرد سنتی
• آگاهی از متدولوژی Agile (رویکرد چابک)
• تغییر برخی از روش های مدیریتی
• آشنایی با روش های فرآیند محور
• برنامه ریزی و تعیین دامنه
• آشنایی با صنایع مختلف
• برنامه ریزی برای انجام پروژه
• مدیریت Task
• برنامه ریزی برای منابع
• تخمین هزینه و زمان
• تحلیل مدیریت ریسک و مشکلات
• نظارت بر پروژه و ارائه گزارش کار
• قدرت رهبری تیم
• تاثیرگذاری استراتژیک
• قدرت ایجاد تعامل و ارتباط
• برنامه ریزی و برگزاری جلسات

البته باید خاطر نشان کرد که مدیر پروژه باید اعتماد و احترام اعضای تیم را بدست آورد و سپس مورد تایید مدیریت ارشد نیز قرار بگیرد.

مدل های مختلف مدیریت پروژه

انواع مختلفی از مدیریت پروژه برای پاسخگویی به نیازهای خاص صنایع و شرکت ها و پیاده سازی در پروژه های مختلف، ارائه شده است. در ادامه برخی از مدل های مدیریت پروژه بیان خواهد شد.

1- مدیریت پروژه مدل آبشاری Waterfall Project Management

این مدل، درست شبیه مدل سنتی مدیریت پروژه است و در آن، هر فاز می بایست قبل از شروع فاز بعدی تکمیل شود. مراحل اجرای مدیریت پروژه در این مدل خطی هستند و به صورت آبشاری اجرا می شوند. از همین رو، ترتیب انجام مراحل و زمان بندی ها در این مدل از اهمیت بالایی برخوردار است. اجرای مراحل در این مدل اغلب با تکمیل مقدمات شروع شده و به مراحل پیچیده تر می رسد. با پیچیده تر شدن مراحل نیز، تیم اجرای مدیریت پروژه بزرگ تر می شود.

2- مدیریت پروزه مدل چابک Agile Project Management

در مدل اجایل مدیریت پروژه یک فرآیند تکراری است که بر نظارت مداوم و بهبود عملکردها تمرکز دارد. در این مدل، محصولات با کیفیت بالا نتیجه ارزش گذاری مشتری، تعاملات تیمی و سازگاری با شرایط کسب و کار است. صنعت سخت افزار کامپیوتر یکی از اولین پیشگامان در پیاده سازی این مدل مدیریت پروژه بوده است. در این مدل، یک روند مرحله به مرحله و متوالی دنبال نمی شود. بلکه مراحل مدیریت پروژه موازی با هم توسط اعضای مختلف در تیم های سازمان یافته اجرا می شوند. در این روش، خطایابی در اجرای پروژه ساده تر است.

3- مدیریت پروژه مدل ناب Lean Project Management

هدف اصلی در پیاده سازی متدولوژی ناب در مدیریت پروژه جلوگیری از اتلاف وقت و منابع است. این مدل اولین بار توسط شرکت های ژاپنی اجرا شده است. در این مدل، مبنای مدیریت پروژه ارزش گذاری برای مشتریان با منابع کمتر است. در این مدل سه ایده اصلی مطرح است. 1- دیدن ارزش از دید مشتری، 2- از بین بردن زوائد و رفع موانع، 3- پیشرفت پیوسته

به عبارت دیگر در این مدل، ارزش و منفعت حاصل از مدیریت پروژه، از دید مشتری بررسی می شود نه از دید کارفرما. همچنین آنچه که برای  محصول نهایی و دست یابی به آن بی ارزش است، طی مراحل مختلف حذف می شود و برای آن زمان صرف نمی شود.

فرآیند مدیریت پروژه

شما نمی توانید تمام پروژه ها را از طریق یک روش انجام دهید. برای مثال بسیاری از کمپانی ها زمان زیادی را برای انتخاب روش مدیریتی مناسب صرف می کنند. فاکتورهایی زیادی نظیر تغییر اهداف و نیازهای یک کسب و کار، استخدام کارمندان جدید و ورود تکنولوژی های جدید باعث می گردد تا فرآیند مدیریتی برخی از کمپانی ها دستخوش تغییر و تحول شود. البته هر کمپانی باید از یک چهارچوب کلی برای سازماندهی پروژه استفاده کند، این چهارچوب دارای 3 مرحله اصلی است که در ادامه هر یک را توضیح خواهیم داد:

1. تحقیق، کشف و برنامه ریزی

معمولاً هر سازمانی برای تعیین اعتبار پروژه خود کمی تحقیق و جستجو انجام می دهد؛ برای مثال ارزیابی بازار یا کاربران و تجزیه و تحلیل کمپانی های رقیب را می توان به عنوان تحقیقات اولیه یک پروژه در نظر گرفت. این کار در حقیقت باعث می شود که صاحبان کسب و کار اهداف و الزامات یک پروژه را تعریف کرده و برنامه اجرایی را در اختیار اعضای تیم قرار دهند.

2. اجرا

پس از پروسه برنامه ریزی به فاز اجرایی وارد خواهیم شد؛ اجرای پروژه را می توان از طریق چند روش متفاوت نظیر مدل آبشاری یا Agile انجام داد. در این مرحله اعضای تیم به همراه افراد ذینفع پروژه را ارایه می دهند؛ علاوه بر این اقلام قابل تحویل (Deliverables) را آماده کرده و فیدبک های مربوطه را نیز دریافت می کنند. این مرحله با تغییر، تاخیر و اختلاف نظر همراه است بنابراین مدیریت پروژه در این بخش از اهمیت بالایی برخوردار است.

3. تست، اندازه گیری و تکرار

پس از اتمام و معرفی یک پروژه باید از کارکرد آن در راستای اهداف خود اطمینان حاصل کنید. در پروژه های Agile برای دریافت فیدبک باید کمینه محصول پذیرفتنی (MVP) عرضه شود، اما در پروژه های آبشاری نسخه نهایی محصول معرفی و سپس تست می شود.

در روش Agile، تیم توسعه با مشتریان احتمالی در ارتباط هستند و به خوبی می دانند که چه محصولی و با چه ویژگی هایی را باید طراحی کنند، اما در روش آبشاری تیم توسعه دهنده بدون ارتباط با مشتری، یک محصول کامل را روانه بازار می کند که این کار از ریسک های بسیار بالایی برخوردار است چرا که شاید تیم توسعه چیزی را ساخته باشند که هیچکس به آن نیازی ندارد!

مزایای استفاده از مدیریت پروژه

درک برخی از ویژگی ها و خصوصیات نامشهود مدیران پروژه برای مردم عادی قابل درک نیست چرا که بخش اعظم کار آنها در پشت صحنه فرآیند توسعه پروژه رخ می دهد. اما در وهله اول مدیر پروژه باید به نقش و ارزش خود باور داشته باشد و در وهله دوم کمپانی نیز باید از اهمیت و مزیت مدیر پروژه آگاه باشد.

برخی از مردم فکر می کنند که انتصاب مدیر پروژه امری بیهوده است در حالی که دیگر افراد نظرات متفاوتی دارند. البته نظر دسته اول تا حدی درست است، برای مثال انتصاب یکی از کارمندان در برخی از تیم های کوچک به منظور نظارت لجستیک و برقراری تعامل با اعضای تیم کفایت می کند. اما در برخی از کمپانی ها انجام این امور برای کارمندان کمی دست و پاگیر است. بنابراین باید حتماً شخصی را به عنوان مدیر پروژه در کمپانی استخدام کنید.

• کارآمدی بیشتر تیم توسعه دهنده

استفاده از مدیریت پروژه بدین معنی است که شما فردی را برای نظارت و پیگیری کار در نظر گرفته اید، وظیفه آن شخص این است که از به موقع تحویل دادن پروژه و عملکرد صحیح تیم اطمینان حاصل کند. این موضوع باعث خوشحالی اعضای تیم می شود چرا که می توانند با تمام تمرکز به کار خود بپردازند.

• خرسندی

تحویل یک پروژه در زمان مقرر باعث خوشحالی مشتریان و اعضای تیم می شود، آنها همچنین به این خاطر که به راحتی با یکدیگر تعامل دارند احساس خشنودی خواهند داشت.

• سازماندهی

یکی دیگر از فواید مدیریت پروژه برای تیم های توسعه دهنده این است که فرد یا افرادی به تمام امور نظارت می کند، علاوه بر این تمام جزییات مربوط به کار با استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه پیگیری می شوند. بنابراین استفاده از مدیریت پروژه به معنی سازماندهی امور و انتخاب ابزار مدیریتی مناسب در راستای کمک به تیم توسعه دهنده است.

• پیشرفت تیم

شما به عنوان صاحب کسب و کار در هنگام انجام پروژه زمان کافی برای نظارت روی محصولات و استراتژی های توسعه و اصول کاربردی دیگر نخواهید داشت، بنابراین با انتصاب فردی به عنوان مدیر پروژه این بار از روی دوش شما برداشته شده و اعضای تیم نیز می توانند بدون استرس در مسیر پیشرفت قرار بگیرند.

• انعطاف پذیری

مدیران پروژه همواره از تغییر و تحول پروژه آگاه هستند و با استفاده از اصول مدیریتی می توانند مسیر جایگزین برای انجام کار را پیداکنند. در حقیقت به لطف مدیریت پروژه می توان تمام خطرها، مشکلات و تحولات موجود در سر راه تیم توسعه دهنده را رفع نمود.

• کیفیت

با افزایش تمرکز اعضای تیم، کیفیت پروژه نیز به همان میزان بالا می رود چرا که آنها زمان مورد نیاز برای انجام کارهای محوله را در اختیار دارند. علاوه بر این مدیران پروژه همواره با بررسی اجمالی و نسخه برداری سعی می کنند بهترین ورژن پروژه را به افراد مربوطه تحویل دهند.

• کمیت

جنبه کمیت یکی از مهمترین فاکتورهای مورد نظر برای صاحبان کسب و کار است چرا که با استخدام یک فرد به عنوان مدیر پروژه در حقیقت بار سنگین مدیریتی را از دوش اعضای تیم برداشته شده و زمان آزاد بیشتری در اختیار آنها قرار می دهد.