هوش تجاری چیست و استفاده از آن چه مزایایی دارد؟

هوش تجاری یا Business Intelligence که به طور مختصر به آن BI نیز گفته می شود یک فرآیند تکنولوژی محور برای تحلیل داده ها می باشد که به صاحبان کسب و کارها و مدیران سازمان ها اطلاعاتی جامع و عملی می دهد.

استفاده از هوش تجاری BI در محیط چالش بر انگیز کسب و کار مدرن یک امر بسیار حیاتی می باشد. .در این مقاله می خواهیم تعریفی ساده و قابل فهم از سیستم هوش تجاری ارائه کنیم و در ادامه مزایای استفاده از آن در کسب و کار را نیز بررسی خواهیم کرد.

مفهوم کلی هوش تجاری BI

هوش تجاری نه تنها برای رسیدن به سود بیشتر یک کسب و کار کمک می کند بلکه برای ادامه بقا در بازار رقابتی و پایداری بلند مدت آن کسب و کار نیز امری ضروری به حساب می آید.

رویکردهای متفاوتی نسبت به این مقوله در زمینه مدیریت نوین کسب و کارها وجود دارد به گونه ای که ساده ترین تعریف آن عبارت است از : هوش تجاری یک فرآیند مبتنی بر تکنولوژی، دانش و استفاده از برخی ابزارهاست که یک تحلیل کلی و قابل اعتماد از عملکرد یک سازمان یا ارگان به صاحبان آن ارائه می دهد و برای رسیدن به سود دهی بیشتر و رفع نقصان عملکردی آن کسب و کار بسیار مفید و کمک کننده می باشد.

اما من با مطالعه چند مقاله آکادمیک به تعریف دقیق و حرفه ای تری برخورد کردم که عبارت است از : هوش تجاری یا BI یک فلسفه مدیریتی است که به کمک یک ابزار خاص، اطلاعات تجاری یک کسب و کار را استخراج کرده و به کمک آن می توان تصمیمات تجاری مفیدی در زمینه رسیدن به سود بیشتر گرفت و پایداری بلند مدت آن کسب و کار در بازار چالشی و رقابتی مدرن را تضمین می کند.

فرآیند هوش تجاری به عوامل زیادی بستگی دارد که در ادامه مختصرا به شرح و بررسی آنها خواهیم پرداخت. همچنین با هم خواهیم دید که خدمات BI چه تاثیر بسزایی در روند رو به جلوی هر سازمان یا کسب و کار دارد.

فرآیند کلی هوش تجاری

فرض کنید شما مدیر یک کسب و کار بزرگ هستید که ممکن است با مشکل عدم دسترسی به اطلاعات کسب و کار خود مثل اطلاعات فروش، مالی، انبارداری و … روبه رو شده اید و در نتیجه قادر به تصمیم گیری درست و نهایی در رابطه با مشکلات و مخاطبان کاری خود نیستید!

درست در همین لحظه هوش تجاری BI دست به کار شده و از طریق تکنیک های مختلف مانند داشبورد مدیریتی، دسترسی سریع به داده های بیرونی و داخلی، جمع آوری داده، تحلیل داده، ذخیره سازی داده، پردازش داده و… که توسط کارشناسان هوش تجاری انجام می شود مشکلات تجارتی شما را حل می کند!

البته هوش تجاری به شما نمی گوید که برای سود دهی بیشتر دست به چه کارهایی بزنید بلکه به شما نشان می دهد که وضعیت کسب و کار شما در گذشته و حال چگونه بوده است.

مزایای استفاده از هوش تجاری

از زمانی که فرآیند هوش تجاری در کسب و کار شما کلید می خورد مزایای بسیاری را برای شما به همراه می آورد که در ادامه این به بررسی چند مورد از مهمترین این مزایا خواهیم پرداخت :

1- تهیه سریع گزارش :

هر سازمان یا ارگانی از بخش ها و دپارتمان های مختلفی تشکیل شده است که حاوی اطلاعات بسیار و اغلب نامرتبط با یکدیگر هستند. این اطلاعات گاها با فرمت های مختلف و ناهمگون در بدنه یک سازمان وجود دارند که با استفاده از هوش تجاری و به کمک ابزارهای فناوری محور در یک انبار داده یا Data Warehouse گرد آوری شده سپس با تکنیک های مختلف به فرمتی تبدیل می شوند که در ادامه قابل تحلیل و بررسی باشند. بنابراین با استفاده از هوش تجاری در کمترین زمان می توان گزارشی جامع و حرفه ای از بخش های مختلف یک کسب و کار تهیه کرد.

2- تصمیم گیری در کمترین زمان ممکن :

یک پالایشگاه بزرگ را تصور کنید که چندین مدیر و کارشناس هوش تجاری دارد، با توجه به افزایش لحظه ای قیمت فرآورده های نفتی در دنیای امروز دغدغه اصلی این شرکت گرفتن تصمیمات درست در لحظه می باشد به عبارت دیگر در تجارت مدرن نیاز به پالایش و بررسی داده ها به صورت لحظه ای می باشد که این امر با استفاده از نرم افزار های هوش تجاری همانند : SAP, Oracle, IBM, SAS  و Microsoft به سرعت قابل انجام هستند.

البته کارشناس هوش تجاری با استفاده از این ابزار و اپلیکیشن ها تنها می تواند در تصمیم گیری درست به شما کمک کند و اعمال نهایی آنها به اعضای هیئت مدیره و متخصصان آن سازمان بستگی دارد.

3-سود دهی بیشتر کسب و کار :

هوش تجاری با در دست داشتن اطلاعات و داده های جامع از تمامی بخش های شرکت، راهکاری درست در اختیار مدیران آن کسب و کار می دهد. به عبارتی دیگر مقوله هایی که از اهمیت بیشتری در پیشرفت آن شرکت برخوردار هستند را مشخص می کند. بدین ترتیب مدیران با کمک سیستم هوش تجاری می توانند نقاط ضعف و قوت خود را بهتر بشناسند و برای تقویت آن نقاط تمام تلاش خود را به کار گیرند که در نهایت منجر به سود دهی بیشتر کسب و کارشان خواهد شد.

4- محافظت از سرمایه :

هر کسب و کار یا سازمانی با سرمایه شخصی یا با سرمایه گذاری برخی از سرمایه گذاران شروع به کار می کند. حفظ این سرمایه مالی از مهم ترین اهداف شرکت می باشد. بنابراین با کمک فرآیند BI در زمان مناسب می توان استراتژی هایی پیاده سازی کرد که با کمک آنها سرمایه وارد شده به آن کسب و کار به خوبی حفظ شده و در کمترین زمان ممکن اصل سرمایه یا سود آن به سرمایه گذاران بازگردد.

5- صرفه جویی در منابع انسانی :

همانطور که مشاهده کردید نیاز به جمع آوری اطلاعات و تجزیه تحلیل آنها از مهمترین دغدغه های کسب و کارهای نوین می باشد. علاوه بر این گسترش و پیچیدگی روز افزون این داده ها نیازمند حضور افراد متخصص این حوزه یعنی متخصصین هوش تجاری می باشد.

به عبارت دیگر به جای اینکه برای هر بخش از شرکت خود افرادی را استخدام کنید که روزانه به شما گزارشات مربوط به جمع آوری اطلاعات را تحویل دهند و در کنار آنها اشخاصی باشند که این گزارشات را مورد تجزیه تحلیل قرار دهند، تنها با استخدام یک متخصص هوش تجاری می توانید به تمامی این کارها رسیدگی و در نهایت به گزارشاتی کامل و جامع دست پیدا کنید.

نتیجه گیری

هوش تجاری یک مفهوم مدیریتی در دنیای مدرن می باشد که شامل مجموعه ای از برنامه ها و تکنولوژی ها بوده که در راستای جمع آوری اطلاعات، تحلیل اطلاعات و دسترسی به انبار داده ها را فراهم می کند و یک شخص متخصص در این حوزه می تواند با استفاده از ابزارهای مختلف رویکردهای مناسبی در جهت ارتقای همه جانبه شرکت به مدیر یا مدیران آن مجموعه ارائه نماید. بنابراین در بازار رقابتی امروز دانستن مفهوم BI و پیاده سازی صحیح آن نه تنها باعث پیشرفت بلکه در بعضی موارد باعث ثبات و دوام آن کسب و کار نیز می شود.