گانت چارت چیست؟ + مزایای آن در دیجیتال مارکتینگ

گانت چارت Gantt chart، ابزاری بسیاری کاربردی در زمینه مدیریت پروژه است که به عنوان روشی جهت نمایش تمام جزئیات پروژه به صورت یکپارچه، مورد استفاده قرار می گیرد. همه آنچه که در یک پروژه در حال اتفاق افتادن است یا قرار است که اتفاق بیافتد و جزئی از اهداف پروژه است، در گانت چارت به صورت منظم و طبقه بندی شده، برای افراد ثبت می شود. از این رو، افراد در هر زمان که بخواهند، Gantt chart را مانند یک نقشه دقیق که وضعیت پروژه را تفسیر می کند، در اختیار دارند.

بسیاری از افراد هرگز چیزی درباره ابزار مدیریتی به نام گانت چارت نشنیده اند. به عبارت ساده، گانت چارت، یک نمایش بصری از تمام وظایف مربوط به یک پروژه بر اساس زمان بندی های صورت گرفته است.

یک بیزینس در هر وسعتی که باشد، می تواند از گانت چارت استفاده کند و به فعالان و کاربران خود بگوید که چه وظایفی در چه تاریخ و زمانی باید انجام شوند تا اوضاع پروژه آنطور که برنامه ریزی شده است پیش رفته و از کنترل مدیران خارج نشود. به این ترتیب شما توسط گانت چارت قادر هستید، زمان دقیق آغاز و پایان یک پروژه را در یک نمای بصری ساده و مرتب، مشاهده کنید.

چه مواردی در گانت چارت قابل مشاهده است؟

با استفاده از یک گارنت چارت، شما قابلیت مشاهده و دسترسی به اطلاعات زیر را دارید:

• تاریخ شروع پروژه چه زمانی است؟
• وظایف مربوط به این پروژه چه مواردی هستند؟
• چه کسی مسئولیت انجام کدام وظیفه را بر عهده دارد؟
• وظایف و تسک ها در چه زمانی آغاز و در چه زمانی پایان می یابند؟
• مدت زمان اجرای هر مسئولیت و وظیفه چقدر است؟
• ارتباط میان تسک ها و مسئولیت های مختلف چه هستند، آنها چگونه با یکدیگر مرتبط شده یا به همپوشانی می رسند؟
• تاریخ پایان پروژه چه زمانی است؟

پیش از آنکه گانت چارت به وجود بیاید یا استفاده از آن میان مردم مرسوم شود، افراد برای آنکه اطلاعات مربوط به یک پروژه را دائما مقابل چشم هایشان داشته باشند تا طبق نقشه و برنامه ریزی های انجام شده پیش بروند، از یادداشت هایی بر روی کاغذهای بزرگ، کوچک، برچسب ها، استکیرها و مواردی از این دست استفاده می کردند.

حال این روش قدیمی را برای زمانی که صحبت از یک پروژه عظیم در میان بود، تصور کنید! به نظر می رسد همین نمایش اطلاعات و برنامه ریزی ها به روش نوشتن بر روی کاغذ، به گونه ای که برای افراد ملموس و قابل درک باشد، خود یک پروژه عظیم و وقت گیر بوده است!

پس از آنکه از نرم افزار Gantt chart رونمایی کردند و استفاده از این ابزار میان مردم مرسوم شد، رویدادها و نمایشگاه های زیادی برای تقدیر و قدردانی از این انقلاب عظیم در صنعت نمایش برنامه ریزی پروژه ها، برگزار شد.

امروزه مردم از شیوه ای که توسط گانت چارت پیاده سازی شده است، در برنامه اکسل یا سایر نرم افزارهای ارائه شده در زمینه گانت چارت، برای نمایش اطلاعات مربوط به پروژه های خود، استفاده می کنند.

تاریخچه Gantt chart

اولین گانت چارت، در اواسط 1890 میلادی، توسط کارول آدامیکی ابداع شد. یک مهندس لهستانی تبار که فعالیت خود را در زمینه فولاد سازی در نقطه ای از جنوب لهستان آغاز کرده بود و به تکنیک ها و شیوه های مدیریت پروژه علاقه مند شده بود.

حدود 15 سال بعد از آدامیکی، یک مهندس آمریکایی و مشاور مدیریت پروژه، به نام هنری گانت، بر اساس آنچه آدامیکی به دنبالش بود، از یک نسخه جدول طراحی شده توسط خودش، رونمایی کرد.

در نتیجه اکنون می دانیم که این نام هنری گانت است که امروزه بر روی جدول نمایش برنامه های مربوط به پروژه هایمان گذاشته ایم. البته جالب است بدانید که در آن زمان، شیوه ابداعی گانت چارت، به صورت کامپیوتری اجرا نمی شد. آن ها گانت چارت را به صورت دستی و با استفاده از ابزارهای فیزیکی ایجاد کرده و به نمایش در می آوردند.

یعنی برای ایجاد آن، به زمان و انرژی زیادی برای ساخت یک جدول فیزیکی نیاز بود. همچنین در ادامه برای استفاده از آن در طول پروژه، هر وظیفه ای که به انجام می رسید به صورت دستی و با زحمت زیاد در این جدول، مشخص و جابه جا می شد.

امروزه با وجود کامپیوترها و سطح پیشرفته تکنولوژی جاری، گانت چارت به آسانی ایجاد می شود، بر روی نمایشگرها به نمایش در می آید و توسط پرینترها به چاپ می رسد.

در این زمان از تکنولوژی موجود، Gantt chart قادر است علاوه بر نمایش زمان شروع و پایان پروژه و وظایف جاری در آن، اطلاعات جانبی مربوط به هر وظیفه و نحوه ارتباط این وظایف با یکدیگر را نیز به نمایش درآورد.

گانت چارت نسخه دسکتاپ و Gantt chart نسخه آنلاین

زمانی که یک مدیر پروژه، نیازی به ارسال برنامه خود برای دیگران و به اشتراک گذشتن آن به صورت آنلاین با سایر همکارانش ندارد، نسخه دسکتاپی گانت چارت انتخاب هوشمندانه تری است.

نرم افزارهایی نظیر excel یا Word که بر روی سیستم افراد به صورت منحصر به فرد و تک کاربره قابل دسترسی و استفاده هستند، نمونه های بارزی از ابزارهایی جهت ساخت گانت چارت بر روی دسکتاپ می باشند.

اما اگر قصد استفاده از نرم افزارهای پیشرفته و اصلی گانت چارت را بر روی دسکتاپ خود داشته باشید، باید بدانید که این نسخه از نرم افزار گانت چارت دارای گواهی نامه یا همان license جهت استفاده به صورت تک کاربره برای هر فرد به صورت مجزاست.

لذا اگر پس از اینکه با این نسخه از ابزار Gantt chart برنامه ریزی کردید، احتیاج به ارسال آن برای فرد دیگری داشته باشید، علاوه بر آنکه حجم دیتای ارسالی توسط شما بسیار بالا خواهد بود، آن شخص مورد نظر نیز باید دارای مجوز استفاده از نسخه نرم افزار شما به صورت مجزا باشد.

از این رو، گانت چارت در نسخه وب، به کمک افرادی می آید که از ابتدا می دانند قصد اشتراک گذاری اطلاعات را با دیگر همکارانشان دارند. گانت چارت به صورت آنلاین برای چندین کاربر به طور همزمان قابل استفاده است.

هزینه استفاده از نسخه آنلاین گانت چارت، بسیار کمتر از هزینه استفاده از نسخه دسکتاپی این ابزار مدیریت پروژه است. چرا که در آن پولی بابت خرید نرم افزار، هزینه نگهداری سرورها، هزینه های مربوط به مجوزهای دسترسی و مواردی از این دست، پرداخت نمی شود.

فواید استفاده از گانت چارت آنلاین

بسیاری از افراد برای تهیه یک گانت چارت از نرم افزارهایی مانند Excel یا نرم افزار های جدول دار مختلف دیگری استفاده می کنند. تهیه گانت چارت با استفاده از این نرم افزارها در صورتی که نخواهید اطلاعات جمع آوری شده و فایل گانت چارت خود را با افراد دیگر به اشتراک بگذارید، کار آسانی است.

اما زمانی که می دانید قرار است این گانت چارت با همکاران دیگر شما به اشتراک گذاشته شود و بهتر است همه شما به اتفاق به اطلاعات آن دسترسی داشته باشید، گانت چارت آنلاین، یک پیشنهاد هوشمندانه تر است. به این ترتیب شما به اتفاق همکارانی که خودتان اجازه دسترسی را برای آنها صادر کرده اید، قابلیت تغییر، افزودن یا کاستن دیتاهای مربوط به بخش های پروژه را دارید.

بنابراین هر زمان که افراد تسک های مربوط به خود را انجام می دهند، تمام برنامه ریزی های پروژه که در گانت چارت به ثبت رسیده است به آسانی بروزرسانی می شود. از این رو هر یک از اعضا در هر ساعت از شبانه روز که به گانت چارت سر بزند، وضعیت دقیق و به روز آن را مشاهده می کند.

برخی از فواید و دستاوردهای حاصل از گانت چارت آنلاین که به صورت یکپارچه، نسیب همه افراد فعال در پروژه می شود، به شرح زیر هستند:

• آگاهی از برنامه ریزی های انجام شده برای پروژه
• آگاهی از تسک ها و ظایف تقسیم شده بین افراد فعال در پروژه
• آگاهی از تسک ها و وظایف تقسیم بندی شده بین افراد فعال بر روی چند پروژه مرتبط
• قابلیت مشاهده بازه های زمانی مشخص شده ای که تسک ها باید طی آن مدت انجام شده و به پایان برسند
• امکان برنامه ریزی با بالاترین سرعت ممکن
• ایجاد همپوشانی یا سینرژی بین اعضای تیم
• امکان برنامه ریزی برای انجام کارهای گروهی
• تعیین جدول زمانی شفاف و قابل اجرا با توجه به اهداف و وظایف موجود در یک پروژه

مزایای استفاده از گانت چارت در دیجیتال مارکتینگ

استفاده از گانت چارت، برای بخش دیجیتال مارکتینگ شرکت ها نیز مزایا و فواید بسیاری به همراه دارد که برخی از بارزترین آنها به شرح زیر هستند:

1- توانایی برنامه ریزی بهتر و کارآمدتر

هیچ کسب و کاری بدون برنامه ریزی قادر به پیمودن مسیر موفقیت نخواهد بود. وجود Gantt chart برای مدیران و اعضای بخش دیجیتال مارکتینگ، به منزله یک بستر مناسب برای برنامه ریزی دقیق و بی نقص است. تمام اطلاعات نظیر اعضای گروه، وظایف هر یک از آنها، تاریخ های آغاز و پایان هر وظیفه و تمام جزئیاتی که از کوچکترین تا بزرگترین آنها در رسیدن به موفقیت موثر است، به وضوح قابل مشاهده، چیدمان و اصلاح است.

2- کاهش پیچیدگی و ابهام

برای گانت چارت فرقی ندارد که ما در پروژه خود تنها یک وظیفه و تسک داریم یا با بیشمار مسئولیت و تسک رو به رو هستیم. گانت چارت هرچه که باشد را به صورت دقیق و شفاف در یک بستر یکپارچه مقابل چشم هایمان قرار می دهد.

این موضوع علاوه بر آنکه از اتلاف وقت مدیران و اعضای تیم دیجیتال مارکتینگ جلوگیری می کند، به آنها این امکان را می دهد که متمرکزتر و هدفمندتر پیش رفته و مسیر موفقیت را به سرعت طی کنند.

3- شفافیت در ارتباط میان تسک ها

گانت چارت این امکان را برای کاربران خود و اعضای تیم دیجیتال مارکتینگ فراهم می کند که به وضوح بتوانند روابط بین وظایف را مشاهده کرده و درک نمایند. اینکه چه تسک هایی باید موازی با هم پیش بروند، یا کدام تسک ها باید زودتر انجام شوند تا بتوان تسک های بعدی را پیرو آن ها انجام داد همگی با جزئیات دقیق، توسط گانت چارت قابل مطالعه و درک کردن هستند.

این درک درست از وظایف برای اعضای تیم دیجیتال مارکتینگ، به مصداق جمله معروفی است که می گوید: «اگر چرایی موضوعی را بدانیم، با چگونگی آن بهتر کنار خواهیم آمد» بنابراین اعضای تیم زمانی که به درستی چرایی ترتیب بندی تسک های خود را بدانند، بسیار جدی تر و هدفمندتر پیش رفته و برای چگونگی انجام وظایف خود، اقدامات لازم را هوشمندانه تر صورت می دهند و به این ترتیب، مراحل موفقیت پروژه را یکی پس از دیگری به درستی طی می کنند.

4- پیشرفت روابط

برقراری یک رابطه مسالمت آمیز و پویا بین مدیران، کارمندان و سهامداران، بخش مهمی از پروژه های دیجیتال مارکتینگ است. گانت چارت در پدیدار شدن و رشد چنین رابطه سالم و پویایی بین اعضای یک مجموعه، نقش پررنگی ایفا می کند.

زمانی که همه اعضای تیم نام و شرح وظایف خود را بر روی یک صفحه می بینند، خواه ناخواه احساساتی از قبیل موارد زیر را تجربه می کنند:

• خود را عضوی از یک تیم پویا و فعال می بینند.
• متوجه می شوند که بقیه هم درست همزمان با آن ها مشغول کار کردن هستند، پس روحیه می گیرند.
• خود را مسئول و بخش مهمی از چرخ دنده های یک سیستم می دانند.
• می بینند که همه چیز در مجموعه آنها صادقانه و شفاف است و هیچ چیز از آن ها پوشیده یا مخفی نیست.

5- استفاده بهتر از زمان

زمانی که برنامه ها مکتوب، دقیق و مهمتر از همه خوانا و قابل فهم است، مدیران و همه اعضای تیم دیجیتال مارکتینگ، به خوبی متوجه اولویت ها شده و زمان خود را به اشتباه صرف نمی کنند. چون می دانند که ابتدا باید کدام کارها را انجام دهند و به این ترتیب قدرت کنترل و مدیریت زمان را دارا هستند.