قانون پارکینسون چیست + 5 روش غلبه بر آن

آیا تا به حال شده که کاری را تا لحظه آخر به تعویق بیندازید، حتی اگر بدانید تکمیل کردن آن کار چند ساعت بیشتر طول نمی کشد؟ در بهترین حالت، به این کار تعلل یا اهمال کاری  گفته می شود، اما این اتفاق به قانون پارکینسون نیز مشهور است. وقتی شما وقت اضافه دارید از آن استفاده می کنید. شما از زمان استفاده می ‌کنید تا کار مشخصی را آهسته ‌تر انجام دهید یا آن را به تعویق بیاندازید و درست قبل از موعد مقرر (Deadline) آن را انجام می دهید.

متأسفانه، موعدهای مقرر همیشه باعث نمی شوند که بهره‌ وری ما افزایش پیدا کند، اما درک قانون پارکینسون و یافتن راه‌ هایی برای غلبه بر آن می‌ تواند این بهره وری را افزایش دهد. در این مقاله از داناپ، توضیح خواهیم داد که قانون پارکینسون چگونه عمل می کند و نکاتی را به شما یاد می دهیم که بتوانید کارهایتان را در زمان کمتر انجام دهید.

قانون پارکینسون چیست؟

قانون پارکینسون به این موضوع اشاره دارد که هر کار به اندازه مدت زمانی که به آن اختصاص داده شده است طول می کشد. این قانون می تواند در هنگام مدیریت موعدهای مقرر کاری یا پروژه های شخصی نقش داشته باشد.

به عنوان مثال، به شما دو هفته مهلت داده شده است تا یک پروژه را تکمیل کنید. احتمالا چون می دانید وقت کافی دارید خیالتان راحت است و کار را به آهستگی انجام می دهید. موعدهای مقرر یا همان Deadlineهای طولانی باعث می‌ شود تا بیش از حد لازم برای تکمیل کار معین شده وقت بگذارید، آن را به تعویق بیندازید و یا به سختی قبل از موعد مقرر تکمیل کنید. به عبارت دیگر، برای پر کردن مدت زمانی که برای انجام آن کار به شما داده شده است، کار طول می کشد.

چه کسی قانون پارکینسون را معرفی کرد؟

سیریل نورثکوت پارکینسون، مورخ نیروی دریایی بریتانیا بود و کسی بود که برای اولین بار قانون پارکینسون را در مقاله ای طنز که برای مجله اکونومیست در سال 1955 نوشته شد معرفی کرد. سپس کتابی با عنوان قانون پارکینسون نوشت: پیگیری پیشرفت. داستان او در این مقاله مربوط به زنی است که تنها وظیفه آن در طول روز ارسال یک کارت پستال است.

از آنجایی که او تمام روز را برای تکمیل این کار وقت دارد، یک ساعت برای یافتن کارت، نیم ساعت برای یافتن عینک، 90 دقیقه برای نوشتن کارت و به همین ترتیب تا زمانی که روزش را پر کند، وقت می گذارد. داستان او توضیح می دهد که چگونه کار به اندازه پر کردن زمان اختصاص داده شده طول می کشد.

اما واقعا چرا کار به اندازه پر کردن زمان موجود طول می کشد؟

مطالعات نشان می دهند وقتی کار معینی برای انجام دادن وجود دارد ما به جای اینکه فکر کنیم واقعا چقدر زمان برای تکمیل آن وظیفه یا کار نیاز است، به این موضوع فکر می کنیم که چقدر زمان داریم. این طرز فکر منجر به اتلاف زمان و جریان کار ناکارآمد می شود. اغلب به همین دلیل است که ما به عنوان انسان احساس می کنیم باید از تمام زمانی که برای انجام یک کار معین در اختیارمان قرار می دهند استفاده کنیم، حتی اگر این کار به زمان زیادی نیاز نداشته باشد.

نمونه هایی از قانون پارکینسون

قانون پارکینسون تقریباً برای همه چیز کاربرد دارد. هیچ کس از قانون پارکینسون مصون نیست مگر اینکه آن را تشخیص دهد و راه هایی برای غلبه شخصی بر آن پیدا کند. نمونه‌ هایی از قانون پارکینسون را در تیم‌ های بازاریابی یا طراحی می توانید ببینید. همچنین حضور فعال این قانون را در مقیاس بزرگ ‌تری در سازمان‌ های شرکتی می توان مشاهده کرد.

اگرچه راه هایی برای غلبه بر قانون پارکینسون وجود دارد، کار خاصی که انجام می دهید نحوه مبارزه شما با قانون پارکینسون را هدایت می کند. برای فهم بهتر موضوع، به سه مثال ارائه شده در این قسمت و همچنین راه حل هایی برای آن موقعیت های خاص توجه  کنید.

1- زمینه بازاریابی

فرض کنید که یک مدیر بازاریابی هستید که روی یک مشتری جدید کار می کند. شما یک ماه مهلت دارید تا تمام مطالب لازم برای ارائه خود را جمع آوری کنید. این موعد مقرر به شما زمان زیادی برای آماده شدن می دهد، اما چون چند کار مهم دیگر در برنامه خود دارید، آن را به تعویق می اندازید.

پس از آن مهلت شما به پایان می رسد و برای تکمیل کار در آخرین لحظه تلاش می کنید. در یک مثال متفاوت دیگر، شما هیچ کار دیگری در برنامه خود ندارید، بنابراین تمام ماه را صرف کار مشخصی می‌ کنید. اگرچه بعد از دو هفته اول به نظر می رسد کار تکمیل شده است، شما زمان اضافی دارید و بنابراین تا رسیدن مهلت نهایی، روی جزئیات کار می کنید. اکنون کار شما به اندازه پر کردن زمان اختصاص داده شده طول کشیده است.

راه حل بالقوه : اعضای تیم بازاریابی می توانند با هم کار کنند تا به جای تعیین یک مهلت نهایی دلخواه، مشخص کنند که یک پروژه واقعا چقدر طول می کشد. تمرکز بر میزان زمان لازم برای یک پروژه به جای یک موعد مقرر، می تواند بهره وری را افزایش دهد و از ناکارآمدی جلوگیری کند.

2- مجموعه عکس (LookBook) طراحی کنید.

اگر شما طراح هستید، این مثال مناسب شماست. تصور کنید یک مجموعه عکس دارید که باید ظرف دو هفته کامل کنید. به عنوان یک فرد خلاق، شما به کار خود افتخار می کنید و هدفتان این است که هر پروژه را به بهترین نحو تکمیل کنید.

احتمال دارد هرگز احساس نکنید که پروژه های شما به طور کامل به پایان رسیده است زیرا همیشه می توانید چیزی برای اصلاح یا بهبود پیدا کنید. موعدهای مقرر برای شما مفید هستند زیرا به شما کمک می کنند به مسیر تلاش خود ادامه دهید اما با این حال، همیشه اجازه می‌ دهید کارتان تا آخرین لحظه طول بکشد.

راه حل بالقوه : اگر مشتری را در مراحل اولیه طراحی مشارکت دهید، می توانید از صرف زمان غیر ضروری برای طراحی خود جلوگیری کنید. افزودن معیارهایی برای اعلام حضور مشتری (check-in) یا مدیر، می ‌تواند به شما بازخورد بدهد تا از میزان پیشرفت خود مطلع شوید و بدانید که چه زمانی باید کار را متوقف کنید.

3- 40 ساعت کار در هفته

اکثر شرکت ها تحت مدل 40 ساعت در هفته کار می کنند. این مدل فرض می کند که اکثر مشاغل به زمان یکسانی برای تکمیل وظایف در هر هفته نیاز دارند. آیا منطقی است که فکر کنیم کار در زمینه بازاریابی و حوزه پزشکی هر دو به هشت ساعت در روز نیاز دارد؟ آیا این مشاغل به یک اندازه پیچیده هستند؟

کوتاه ترین جواب، نه است. قانون پارکینسون در اطراف ما فعال است. برخی از افراد 40 ساعت در هفته مشغول هستند، در حالی که برخی دیگر از مدیریت زمان به نفع خود استفاده می کنند تا وظایف را در زمان کمتری انجام دهند.

راه حل بالقوه : استفاده از اصل پارتو (Pareto) را در نظر بگیرید، که بیان می کند تقریباً 80٪ پیامدها از 20٪ علل ناشی می شوند. تمرکز بر کار تاثیرگذار در مقابل زمان صرف شده برای کار می تواند منجر به افزایش بهره وری شود.

چگونه بر قانون پارکینسون غلبه کنیم؟

شما می توانید از استراتژی های خاصی برای غلبه بر قانون پارکینسون و استفاده بهتر از زمان خود استفاده کنید. هنگامی که اجازه نمی دهید کاری به اندازه پر کردن زمانتان طول بکشد، می توانید کارهایتان را سریعتر به پایان برسانید و از زمان باقیمانده خود برای استراحت یا رفتن به کارهای دیگر استفاده کنید.

5 راه برای غلبه بر قانون پارکینسون

1- کار خود را به صورت استراتژیک برنامه ریزی کنید.

هنگامی که به صورت استراتژیک برای کار خود از قبل برنامه ریزی می کنید، کمتر احتمال دارد که کار خود را به تعویق بیندازید و به احتمال زیاد به شیوه ای کارآمد کار می کنید. تنظیم یک برنامه می تواند به شما در مدیریت زمان، ارزیابی مدت زمان انجام وظایف و برنامه ریزی آنها کمک کند. در برنامه خود باید موارد زیر را مشخص کنید:

• اهداف هوشمند شما
• فهرست کارها و اقدامات شما
• جدول زمانی برای تکمیل
• منابعی که نیاز دارید
• تاریخ های خاصی که پیشرفت کار را بررسی می کنید

شما همچنین می توانید یک برنامه استراتژیک گسترده تر برای اهداف کوتاه مدت و بلندمدت خود در شرکت خود ایجاد کنید. این کار می تواند به شما انگیزه دهد تا در کار بازدهی بیشتری داشته باشید.

2- برای خود موعدهای مقرر تعیین کنید.

اولین قدم برای غلبه بر قانون پارکینسون، تعیین مهلت های تعیین شده توسط خود فرد است. به جای اینکه فکر کنید که “چقدر وقت دارم؟” به این فکر کنید که واقعا برای هر کار چقدر زمان نیاز دارید و بر اساس آن مهلت معین برای خود تعیین کنید. برای اینکه بفهمید واقعا چه زمانی برای یک کار نیاز دارید، ابتدا باید :

• الزامات پروژه را درک کنید : برای تعیین مدت زمانی که برای یک پروژه نیاز دارید باید درک وسیعی از آنچه از شما انتظار میرود داشته باشید. این مرحله شامل ایجاد لیستی از تمام وظایف فرعی و فعالیت های پروژه بزرگتر است.
• بر این اساس فعالیت ها و وظایف را اولویت بندی کنید : هنگامی که لیستی از الزامات پروژه خود را تهیه کردید، می توانید لیست کارهای خود را اولویت بندی کنید و تعیین کنید کدام وظایف مهم تر و/یا پیچیده ترین هستند.

سپس باید کارهایی را که بیشترین زمان را می گیرند در ابتدای لیست خود قرار دهید.

• تصمیم بگیرید که چه کسانی را باید درگیر کنید : اگر در بخش هایی از پروژه به کمک همکاران نیاز دارید، باید ارزیابی کنید که از چه کسانی کمک بگیرید. ارتباط و همکاری با تیم خود در ابتدای پروژه می تواند بعداً در وقت شما صرفه جویی کند.
• زمان خود را تخمین بزنید : اکنون باید درک کاملی از چه کسی، چه چیزی و چگونه در پروژه آینده خود داشته باشید. اکنون می توانید بر اساس حجم کاری و سطح بهره وری شخصی خود، تخمین های واقعی از زمان مورد نیاز برای تکمیل پروژه داشته باشید.

وظایف خود را به عنوان اهداف کوتاه مدت برای تکمیل در نظر بگیرید – هرچه سریعتر آنها را کامل کنید، زمان بیشتری را برای کارهای دیگر استفاده خواهید کرد.

3- جدول زمانی را امتحان کنید.

تهیه جدول زمانی یک استراتژی کاری سازنده است که می ‌تواند به شما در مبارزه با تعلل، بازیابی بهره‌ وری از دست رفته و تمرکز بر روی کاری که مهم است کمک کند. جدول زمانی شامل تعیین هدف برای به پایان رساندن یک کار در یک بازه زمانی خاص است. وقتی قبل از شروع یک کار برنامه‌ ریزی می ‌کنید که چه مدت باید طول بکشد، در مورد کار خود جدی ‌تر می ‌شوید. شما می ‌توانید از جدول زمانی برای برنامه ‌ریزی وظایف فردی، کمک به تیم خود برای سازماندهی یا مدیریت مؤثرتر جلسات استفاده کنید.

4- تکنیک پومودوروPomodoro را امتحان کنید.

تکنیک پومودورو مانند جدول زمانی شامل جلسات کاری متمرکز با وقفه های کوتاه مکرر با هدف افزایش بهره وری و کاهش خستگی ذهنی است. این تکنیک از جلسات کاری 25 دقیقه ای و استراحت های پنج دقیقه ای برای به حداکثر رساندن تمرکز استفاده می کند. رویکرد پنج مرحله ای برای مدیریت زمان با تکنیک پومودورو شامل موارد زیر است:

• فهرستی از وظایف به ترتیب اهمیت ایجاد کنید.
• تایمر را روی 25 دقیقه تنظیم کنید.
• در طول مدت زمان تایمر روی یک کار تمرکز کنید.
• پنج دقیقه استراحت کنید.
• پس از چهار پومودورو، 15 تا 30 دقیقه استراحت کنید.

5- از ابزارهای مدیریت وظایف استفاده کنید.

استفاده از ابزار مدیریت کار یک راه عالی برای سازماندهی روز کاری، برنامه ریزی موعدهای مقرر شخصی و اطمینان از اینکه زمان کافی برای مدیریت اولویت های خود دارید، می باشد.

شما همچنین می توانید لیست کارهای مهم را تهیه کنید و در مسیر پروژه ها قرار بگیرید، چه از طریق همکاری تیمی و چه برای پروژه های شخصی.

اگر می‌ خواهید کنترل زمان خود را در دست بگیرید و میزان کاری را که می‌ توانید انجام دهید افزایش دهید، غلبه بر قانون پارکینسون ضروری است. اگر کارها را قبل از مهلت معین به پایان رساندید، می توانید از زمان اضافی خود برای پیشبرد کار یا استراحت استفاده کنید. هدف این است که کارآمدتر باشید، نه اینکه از خودتان زیاد کار بکشید. با استفاده از قانون پارکینسون در زمان کمتری کارهای بیشتری انجام دهید.

وقتی فهمیدید که قانون پارکینسون چیست و چگونه کار می کند، می توانید از آن به نفع خود استفاده کنید. با استفاده از استراتژی‌های مناسب مانند برنامه ‌ریزی فعال، تعیین موعدهای مقرر شخصی و اولویت‌ بندی وظایف می ‌توانید کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید و به تعادل بین کار و زندگی بهتری دست یابید. همچنین استفاده از نرم ‌افزار مدیریت وظایف می ‌تواند تکمیل کننده استراتژی‌ هایی باشد که انتخاب کرده اید و به شما در رسیدن به اهدافتان کمک کند.